Sisu

• Sammud

Ametliku e-kirja kirjutamine tundub keeruline ülesanne, kuna seda tüüpi suhtlust kasutatakse sagedamini isiklikel ja mitteametlikel eesmärkidel. Kui peate kirjutama sõnumi õpetajale, ülemusele, ärikontaktile, riigiasutusele või mis tahes tüüpi vastuvõtjale, mis nõuab suuremat formaalsust, järgige lihtsaid juhiseid, muutes e-posti aadressi selgeks ja lühikeseks. Ärge kalduge stiili, tooni ja vormingu osas standarditest kõrvale ja pidage meeles, et enne selle saatmist peate sõnumi sisu üle vaatama ja analüüsima.

Sammud

1. meetod 3-st: e-posti vormindamine

1. 

   Kasutage professionaalset e-posti aadressi, see tähendab koos pärisnime variatsiooniga, mitte kasutajanime või hüüdnime. Kasutage sidekriipse, punkte või alakriipsu ("_"), et tagada, et see koosneb ainult teie nimest, võimalusel ilma lisanumbriteta ega -tähtedeta.
   • E-kiri “[email protected]” ei jäta professionaalset muljet, erinevalt aadressist “[email protected]”.

2. 

   
   
   Kasutage ametlikumaid fonte. Enamik e-posti teenuseid annab teile võimaluse valida fonte ja tekstistiile; ametliku sõnumi saamiseks peate olema konservatiivne, kasutades "Times New Romani" ja "Ariali". Vältige dekoratiivseid fonte, näiteks “Koomiline vaimu” või “Vana inglise keel”, võttes arvesse järgmisi juhiseid:
   • Kirjutage e-kiri loetava fondisuurusega, näiteks "12".
   • Ärge kasutage spetsiaalseid stiile, nagu kursiiv, rasvane, esiletõstetud või mitmevärvilised fondid, välja arvatud juhul, kui see on vajalik vastavalt e-kirja sisule ja eesmärgile.
   • Ärge kunagi kirjutage ainult suurtähtedega; see jätab mulje, et karjute saaja peale.

3. 

   
   
   Teemareal olge lühike ja täpne. Kasutage mõningaid märksõnu, et anda sõnumile teema, näidates täpselt, millest kirjutasite; seega ei ignoreeri lugeja e-maili, kuna sellel pole teemarida, kuna see on liiga ebamäärane või näib, et sõnum pole eriti oluline.
   • „Kiire küsimuse”, „ühendust võtmise” või „olulise teema kohta meilisõnumi kirjutamine” on kasutamiseks liiga ebamäärased või ilmsed pealkirjad.
   • Teiselt poolt on teema „Ajakava, külaliste nimekiri, lõunasöögitaotlused ja kokkuvõte 12. märtsi koosolekutest” liiga pikk ja hõlmab paljusid teemasid.
   • Päev 12/3: eskalaatori remondikoosolek on aga lühem ja läheb otse punkti, hoiatades põhiküsimuse saajat ja näidates kindlat kuupäeva.

2. meetod 3-st: Sõnumi kirjutamine

1. 

   
   
   Kasutage sobivat tervitust. Alustage alati ametliku meilisõnumi kirjutamist tervitusega; parem on adressaadi poole pöördumine nime järgi (kui see on teada). Pange isiku pealkiri (teiste hulgas hr, proua, proua, dr) koos perekonnanimega, millele järgneb koma või koolon. Kui soovite, kirjutage enne tervitust "Kallis" või "Kallis".
   • Kui te ei tea sõnumi vastu võtva isiku nime või perekonnanime, kasutage ühte järgmistest tervitustest: Lugupeetud härra (proua) või "Kes võib olla huvitatud".
   • Vältige "Tere", "Oi" või mõne muu mitteametliku tervituse kasutamist.

2. 

   Vajadusel tutvustage ennast esimeses lõigus. Kui saadate e-kirja kellelegi, kellega teil pole suhteid (uus klient, riigiametnik või isik, kes jälgib töövalikut), öelge meile, kes te olete ja miks kirjutate. Ettekanne peab olema koostatud maksimaalselt meili kahes esimeses lauses.
   • Potentsiaalsele tööandjale kirjutades tutvustage end järgmiselt: „Minu nimi on João Camargo. Ma võtan teiega ühendust, et kandideerida saidil karjeraabc.com.br loetletud haldusabilise ametikohale ".

3. 

   Pange tähtsam teave tähtsuse järjekorda. Pärast enda tutvustamist ja selgitamist, miks te inimesega ühendust võtate, kirjutage e-kirja sisu, asetades kõige olulisema sisu algusele lähemale. See austab saaja aega ja muudab sõnumi eesmärgi selgemaks.
   • Valitsustöötajale kirjutades võite näiteks öelda järgmist: „Minu nimi on Arlene Rios. Sain teie e-posti Detran-SP veebisaidilt ja sooviksin vaidlustada trahvi, mille sain 31. detsembril 2016 ".

4. 

   Saa asja juurde, eriti ametlike meilide kirjutamisel, kui oled viisakas. "Rullivana" püsimine põhjustab lugeja väsimust, tal on raske avastada oma sõnumi põhjust ja seda, mida ta indiviidilt soovib.
   • Õpetajale e-kirja saatmise korral vältige „vorsti täitmist“, nagu järgmises näites: „See on Darlene Amaral.Kas sa tead, kes ma olen? Rakendusfüüsika tund on minu lemmik, sest mulle meeldib tundide korraldus; Saan alati materjale jälgida ja tean, mis testidele langeb. Nendest rääkides mõtlesin esmaspäevase testi peale ”.
   • Selle asemel kirjutage: „Olen ​​Darlene Amaral ja olen teie rakendusfüüsika eriala õpilane. Võtan teiega ühendust järgmise võistluse võimaliku graafikute konflikti tõttu ”.

5. 

   Ole lühike. E-kirjade jaoks pole õiget suurust, kuid tasub mitte ületada ekraani (sülearvuti või töölauamonitori) pikkust.
   • Kui meil on suhteliselt pikk, jagage see lühemateks lõikudeks, lisades nende vahele rea.

6. 

   Kasutage ametlikku keelt. Kuna selliste meilide kontekst on professionaalne, on oluline jätta hea mulje, kasutades terviklikke lauseid ja viisakaid fraase, vältides:
   • Släng;
   • Tarbetud kokkutõmbed;
   • Emotikonid ja emotikonid;
   • Slängisõnad;
   • Naljad.

7. 

   Sulgege korralikult. Nagu tervitamise puhul, on ka ametlike meilide lõpetamiseks mitu fraasi; pärast lauset sisestage oma täisnimi, ametikoht või muud tüüpi allkiri, kui teil seda on. Mõned viisid sõnumi sulgemiseks on järgmised.
   • "Lugupidamisega";
   • "Lugupidamisega";
   • "Tänulik";
   • "Lugupidamisega";
   • "Minu tervitused".

Meetod 3 3: Laevaks ettevalmistamine

1. 

   Kaasa kõik vajalikud manused. Kui peate e-kirjale lisama faile, mainige neid sõnumi sisus, et saajale teada anda, et need on kaasatud. Olge vaoshoitud ja proovige mitte lisada liiga palju üksusi (mis ei tohiks samuti olla liiga rasked), eelistatavalt kasutades tavalisi failitüüpe või mis sobivad enamiku programmidega.
   • Lisage näiteks märkus "Lisatud on minu CV ja portfelli koopia PDF-vormingus".

2. 

   Vaadake sõnum üle, analüüsides sisu, grammatikat ja õigekirja. Ärge usaldage e-posti õigekirjakontrolli tööriista; valjusti kirjutatu lugemine või kellegi teise korrektuuri palumine on suurepärane võimalus kirjavigade, grammatikavigade või ebaselgete fraaside leidmiseks.

3. 

   Veenduge, et meilil ei oleks tundlikku teavet. Ärge kunagi unustage, et see suhtlusvorm pole turvaline; e-posti servereid saab häkkida ja paljud saajad avaldavad (kavatsusega või ilma) teavet, mida te ei sooviks avalikustada.
   • Ärge kunagi kirjutage e-kirjadesse paroole, kontonumbreid ja konfidentsiaalset teavet.