Sisu

• Sammud
• Näpunäited
• Hoiatused

Teid valiti äsja selle komisjoni sekretäriks, kuhu kuulute. Palju õnne! Kas teate, kuidas protokollida, koostada ja esitada? Pole tähtis, kas järgite seadusandlikku piiblit Uuendatud Roberti tellimuste reeglid või protokollide kirjutamine vähem formaalsetes tingimustes, siin on olulised meetodid, mida järgida.

Sammud

1. osa 4-st: eelnev ettevalmistamine

1. 

   Tea oma organisatsiooni koosolekureegleid. Kui sekretärilt oodatakse ametlike protokollide koostamist, küsige, kas rühmitus järgib Roberti kodukorda või mõnda muud ametlikku juhendit. Mitteametlikumates seadetes küsige, mida peaks protokolli lisama või kuidas neid kasutatakse.
   • Teil pole vaja tutvuda täielike uuendatud töökorraga, kuid koopia hankimine või laenamine võib olla abiks konkreetsetele küsimustele vastamisel.
   • Tea ka oma rolli. Mõned protokollisekretärid koosolekul ei osale, teised aga protokollivad ja panustavad arutelusse. Olenemata juhtumist, ei tohiks sekretär olla keegi teine, kellel on mõni muu oluline roll, näiteks juhendaja või president.

2. 

   
   
   Valmistage kõigepealt ette mudel. Iga koosoleku protokoll kordab mõnda teavet, nii et mall loob lihtsaks kasutamiseks lihtsa vormingu. Sisestage vähemalt ruumi järgmise teabe jaoks:
   • Organisatsiooni nimi.
   • Koosoleku tüüp: kas see on korraline, nädala- või aastakoosolek, väiksema komisjoni koosolek või eriotstarbeline koosolek?
   • Kuupäev, kellaaeg ja koht. Jätke ruumi algus- ja lõpuajaks (planeeritud ja edasi lükatud).
   • Koosoleku juhataja või juhi ja sekretäri (või asendusliikmete) nimi.
   • "Kingituste" ja "puuduvate" loetelu. Pange tähele, kas kvoorum on olemas (piisavalt inimesi hääletamiseks).
   • Teie allkirja jaoks ruum. Protokolli eest vastutava isikuna kirjutate oma tööle alati alla ja sõltuvalt teie organisatsiooni poliitikast võidakse pärast protokolli kinnitamist vajada täiendavat allkirja.
   • Päevakava, kui see on esitatud. Kui koosoleku juhataja või läbiviija ei ole palunud teil päevakorra koostamist, peaks tal olema selline, mis aitab teil koosoleku kohta märkmeid korraldada.

3. 

   
   
   Võtke märkmik või märkmik kaasa. Valige midagi, mis teile sobib. Kui kavatsete sageli minuteid kirjutada, eraldage selleks märkmik või looge arvutis kaust.
   • Kui olete eelmisel koosolekul protokollinud ja neid pole veel kinnitamiseks esitatud, võtke ka need kaasa.
   • Kuigi makk aitab teil minutit hiljem ümber kirjutada, ei asenda see märkmete tegemist. Kui kavatsete koosoleku lindistada, vaadake, kas kõik kohalviibijad on sellega nõus ja ärge andke järele kiusatusele see sõna-sõnalt ümber kirjutada.
   • Lühikese keele õppimine kiirendab märkmete tegemise protsessi, kuid minutite saamiseks pole vaja osata iga sõna üles kirjutada. Tegelikult peaksite seda vältima.
   • Kui teil palutakse koosoleku ajal avalikult märkmeid teha, kasutage projektorit või esitlus molbertit ja viige märkmed pärast neid koju hägustamata, nii et saate neid protokolli sisestada.

2. osa 4: Koosoleku kohta märkmete tegemine

1. 

   
   
   Jagage kohalolijate nimekiri. Kui kõik on kohal, jagage paber (või rohkem, suuremate koosolekute jaoks), kus igaühel on ruumi oma nime ja kontaktandmete kirjutamiseks. Pärast koosolekut saate seda loendit kasutada oma mudeli kingituste jaotise täitmiseks või selle loendi lisamiseks kogu protokolli.
   • Kui te ei tea paljusid kohalviibijaid, visandage kohtade tabel ja täitke see, paludes igal ühel end tutvustada. Hoidke seda märkme tegemisel käepärast, et saaksite inimestele helistada vajaduse korral nimepidi, nagu allpool arutatakse.

2. 

   Sisestage nii palju oma malli kui võimalik. Koosoleku algust oodates kirjutage üles organisatsiooni nimi, koosoleku kuupäev ja koht ning tüüp (nt iganädalane, erikomisjoni koosolek jne). Kui see algab, registreerige algusaeg.
   • Kui teil malli pole, salvestage see teave märkmete ülaossa.
   • Kui koosolek kutsuti kokku spetsiaalsel eesmärgil või kindlal ajal, siis salvestage liikmete teavitamiseks saadetud märkus ja lisage see pärast nende ärakirjutamist protokolli.

3. 

   Pange kirja esimese liikumise tulemus. Enamik ametlikke koosolekuid algab päevakorra vastuvõtmise ettepanekuga, nii et selles etapis kasutatakse seda protseduuri näiteks. Kui koosolek algab teise liikumisega, kirjutage üles kogu sellega seotud teave:
   • Liikumine sõnastatakse tavaliselt algusega "pakun". Tavaliselt "teen ettepaneku selle päevakorra vastuvõtmiseks".
   • Esitaja nimi (ettepaneku teinud isik).
   • Hääletuse tulemus. Kui see on positiivne, kirjutage "liikumine vastu". Vastasel juhul kirjutage "liikumine lükati tagasi".
   • Kui te ei suuda neid korralikult kirja panna, võite paluda, et pikemad ettepanekud saadetaks kirjalikult. Kui see probleem on sagedane, küsige koosolekute vahel, kas seda poliitikat saab ametlikuks muuta rohkem kui teatud sõnade arvuga ettepanekute korral.
   • Kui olete päevakorra koostanud, võite olla selle ettepaneku pooldaja ja protokolli sekretär. Enda tegude registreerimisel pole probleemi, kui jääte objektiivseks.

4. 

   Pange kirja kõik muud koosoleku ajal kerkinud ettepanekud. Kuulake tähelepanelikult kõiki arutelusid, kuid ärge lindistage neid, kui pole ette nähtud teisiti. Kui uus liikumine on tehtud, kirjutage vastav teave üles.
   • Pidage meeles, et iga ettepanek peab sisaldama selle täpseid sõnu, ettepaneku tegija nime ja hääletustulemust.
   • Enne hääletusele asumist tuleb mõnda ettepanekut toetada. Kui keegi ütleb: "Ma toetan ettepanekut" või midagi muud sarnast, siis kirjutage selle inimese nimi toetajana üles.
   • Kui te ei tea pooldaja nime või vajate ettepaneku kordamist, katkestage koosolek viisakalt küsimiseks. Teabe korrektne kirjutamine on väikese katkestuse tagamiseks piisavalt oluline.
   • Kui ettepanek saab muudatusettepaneku, muutke lihtsalt oma märkmetes ettepaneku sõnu. Ei ole vaja märkida, et muudatus on toimunud, välja arvatud juhul, kui see on vastuoluline ja tekitab palju arutelu.

5. 

   Kuulake aruandeid ja hankige neist koopiad. Alati, kui ettekanne, uudis või muu sarnane ette loetakse, tehke märge dokumendi nime ja selle kohta, kes seda loeb, või selle koostanud alakomisjonist. Kui lugemisele järgneb mõni liikumine, salvestage see nagu iga teine.
   • Koopia on otstarbekam hankida koosoleku lõpus. Tehke märge, et hiljem lugejalt või koosoleku juhilt koopiat küsida, ja lisage see koopia transkribeeritud protokollile.
   • Kui koopiaid pole saadaval, märkige, kus originaaldokumenti hoitakse. Pärast koosolekut peate võib-olla seda teavet küsima.
   • Kui liige teeb dokumendi lugemise asemel suulise ettekande, kirjutage aruande lühike ja objektiivne kokkuvõte, ilma et läheksite üksikasjadesse või tsiteeriksite kõnelejat sõna otseses mõttes.

6. 

   Salvestage tehtud või märgistatud toimingud. See hõlmab viimasel koosolekul määratud ülesannete ja uute toimingute kontrollimist. Kas keegi jäi kirja kirjutama? Pange kirja inimese nimi ja juhised.
   • Sõltuvalt kohtumise formaalsusest võivad paljud neist toimingutest kuuluda liikumiste kategooriasse. Vähem ametlikel koosolekutel võib osutuda vajalikuks hoida oma kõrvad lahti ka vähem selgelt korraldatud otsuste jaoks.
   • Mainige lühidalt otsuse põhjendusi, kui need on esitatud.

7. 

   Pange kirja kõik protseduuripunktid ja otsused. Kui menetlusele esitatakse vastuväide, kirjutage üles kogu vastuväide ja selle alus ning kogu presidendi tehtud otsus.
   • Lisage kõik viited Roberti töökorrale, organisatsioonipoliitikale või ettevõtte protokollile.

8. 

   Kirjutage arutelude kokkuvõtted ainult soovi korral. Ametlikult registreeritakse protokollides, mis oli tehtud, mitte seda, mis oli ütlesKuid täitke kõik konkreetsed taotlused, mida organisatsioon teile esitab.
   • Arutelude salvestamisel olge võimalikult objektiivne. Lisage konkreetsed punktid, mitte arvamused ja minimeerige omadussõnade ja määrsõnade kasutamine. Teie eesmärk on kirjutada kuivalt, faktiteadlikult ja tüütult!
   • Ärge andke arutelu kokkuvõtte ajal inimestele nimesid. Eriti oluline on seda mitte teha tulistes aruteludes, mis võivad teid solvata.

9. 

   Siduge otsad koosoleku lõpus kinni. Pange kirja selle lõppemise aeg ja pidage meeles, et hankige aruannete koopiad või tuletage kellelegi meelde, et need teile saadetaks.
   • Vaadake oma märkmeid, et näha, kas midagi on puudu või vajab selgitamist. Kui teil on vaja kelleltki midagi küsida, tehke seda enne, kui inimene lahkub.

3. osa 4-st: Protokollide ümberkirjutamine

1. 

   Alustage seda protsessi nii kiiresti kui võimalik. Parim on ametlikud protokollid ümber kirjutada kohe pärast koosolekut, kui sündmused on teie meelest veel värsked.

2. 

   Kasutage koosoleku jaoks märkmete sisestamiseks arvutit. Võib-olla olete seda juba teinud, kui kasutasite märkmikku. Salvestage märkmed ja alustage protokolli jaoks uut dokumenti, et saaksite neid kahte asja kõrvuti võrrelda.

3. 

   Vormindage märkmed korrastatud lõikudeks. Iga uus ettepanek, otsus või kodukord peab olema oma lõigus. Nende vormindamisel veenduge, et:
   • Kasutasite õiget õigekirja ja grammatikat. Vajadusel kasutage õigekirjakontrolli.
   • Ta kasutas kogu tekstis sama pinget. Kasutage täiuslikku minevikku või olevikku, kuid ärge vahetage neid samas dokumendis.
   • See oli võimalikult objektiivne. Teie arvamus ei tohiks protokolli ilmuda, kuna soovite luua objektiivset arvestust, mida kõik saaksid kasutada.
   • Ta kasutas lihtsat ja täpset keelt. Kõik ebamäärased keeled tuleb asendada täpsete sõnadega ja eemaldada kaunistatud kirjeldused.
   • See hõlmas ainult võetud toiminguid, mitte arutelusid. Kui teil ei paluta arutelusid kirja panna, keskenduge sellele, mis oli tehtud, mitte seda, mis oli ütles.
   • Ta nummerdas lehed hõlpsaks kasutamiseks.

4. 

   Jagage protokolli mustand liikmetele. Saatke kõigile koopia, kasutades kohalolekulehel olevaid kontaktandmeid. Kui teil seda teavet pole, peaks koosoleku juht saama teiega ühendust võtta.

5. 

   Hankige protokolli heakskiit. Teil võidakse paluda see järgmisel koosolekul see ette lugeda ja saata see kinnitamiseks. Kui liikumine on läbitud, kirjutage see üles.
   • Kui protokollid on enne heakskiitmist parandatud, tehke dokumendis muudatused ja märkige lõpus, et protokollid parandati, ilma konkreetseid parandusi kirjeldamata.
   • Kui tehakse ettepanek protokollide parandamiseks pärast nende kinnitamist, lisage asjakohasesse protokolli selle ettepaneku täpsed sõnad ja kas see on heaks kiidetud.

4. osa 4-st: koosoleku protokolli malli kasutamine

1. 

   Minge koosoleku malli saidile. Need eelnevalt valmistatud mallid säästavad minutite korraldamise aega ja aitavad vältida vigu.

2. 

   Kulutage aega igale saidile otsa vaadates. Kasutage nende otsingufunktsioone ja tutvuge valikute abil, et leida endale parim.
   • Kui vajate konkreetset mudelit, näiteks üldist või standardset, otsige veebisaitidelt oma konkreetseid vajadusi ja laadige mudelid alla, klõpsates vastavatel nuppudel. Salvestage need hõlpsasti leitavasse kohta, et te neid ei kaotaks.

3. 

   Avage fail. Pärast allalaadimist pakkige see lahti ja avage see Microsoft Wordis või Excelis. Kvaliteedi ja kasutusmugavuse parandamiseks kasutage Microsoft Wordi uusimat versiooni, kuna selle ajakohasena hoidmine muudab asja lihtsamaks ja võimaldab teil uusi funktsioone ära kasutada.

4. 

   Lisage päisesse oma ettevõtte logo ja autoriõigused. Kustutage näidislogo, kuid mitte enne, kui olete tutvunud kasutustingimustega, millest mudeli hankisite. Lõppude lõpuks pole ju õiguslikke probleeme vaja?

5. 

   Muutke pealkirja. Tõstke tiitlialal välja sõnad "Koosolek / rühm" ja kirjutage oma protokolli pealkiri.

6. 

   Teema muutmine (valikuline). Minutimudeli kaunimaks ja professionaalsemaks muutmiseks kaaluge värvide muutmist või valmis teema valimist. See on lihtne: leidke vahekaart „Lehekülje paigutus“ ja järgige seda jaotiseni „Värvid ja teemad“. Seal saate oma mudeli välimust kohandada ja muuta see isegi teie ettevõtte logo värvidega sobivaks.

7. 

   Nimetage malli jaotised. Kogu mudelis peaks olema mitu välja nime. Võimalik, et vajate rohkem või vähem, või ei meeldi teile ikkagi sektsioonide nimetamine. Kohandage neid vastavalt oma koosoleku vajadustele.

8. 

   Salvestage mall oma märkmikku, et saaksite selle koosolekutele viia ja hakata protokolle tegema. Kui jätkate Microsoft Office'i kasutamist, on asjad kiire ja lihtne ning saate koosolekut jälgida veelgi organiseeritumalt ja täpsemalt kui varem. Teise võimalusena võite malli üles printida, et see käsitsi üles kirjutada, kuid hoidke väljade kõrgusi, et saaksite sisestada nii palju teavet kui vaja.

9. 

   Vaadake oma mudel üle. Palju õnne! Teie koosoleku protokolli mall on valmis. Eeldatakse, et teie produktiivsus ja täpsus koosolekute ajal kasvab hüppeliselt, nüüd kui teil on olemas mudel, mis teid juhatab ja mõtteid korrastab. Nagu iga projekti puhul, vaadake ka detailid üle, et näha, kas midagi on puudu või tekitab segadust. Kui olete kindel, et kõik on korras, olete oma mudeli valmis saanud ja olete valmis järgmisteks kohtumisteks.

Näpunäited

• Sisestage protokoll kohe pärast koosolekute lõppu, sest kõige parem on neid pidada ajal, mil sündmused on alles värsked. Samuti on osalejatel oluline võimalikult kiiresti pärast koosoleku lõppu saada koopia toimingutest, mida nad peavad tegema.
• Istuge koosoleku juhile nii lähedal kui võimalik, et saaksite kõike kuulda ja küsida selgitusi, ilma et peaksite häält tõstma.
• Hoidke protokolli toimikus kindlas kohas.
• Paluge inimestel oma ettepanekud üles kirjutada, et nad ei peaks neid kohapeal registreerima.
• Ärge kartke igal ajal katkestada ja küsida selgitust.
• Protokollid on väga olulised: neid peetakse ja neid saab kasutada aastaid hiljem. Kui küsimus on seaduslik, võib näiteks kellegi maine sõltuda protokollidest.
• Loe mõnda osa Uuendatud Roberti tellimuste reeglid, eriti see osa, mis räägib sekretäriks olemisest.
• Pange asjad kirja, kui need juhtuvad. Kui sama teema kerkib kaks korda, siis ärge rühmitage seda.

Hoiatused

• Ärge lisage protokolli liiga palju üksikasju. Isegi kui teil palutakse arutelusid salvestada, hoidke need võimalikult lühikesed ja objektiivsed. Piirake ennast teatama ainult tekkivatest peamistest punktidest, muidu olete ülekoormatud ja täitke dokumendid mittevajalike üksikasjadega.
• Protokolli eest vastutava isiku isiklikud tõlgendused ja tunded ei tohiks arvestustesse kanda.
• Kui osa koosolekust on konfidentsiaalne, ei teatama. Selle asemel kirjutage, et "juhatus teatas, et arutelu oli konfidentsiaalne. Seetõttu seda ei salvestatud."
• Kui teil palutakse salvestada konfidentsiaalne arutelu, näiteks advokaadi ja kliendi kohtumine, tehke seda minutiga eraldatud ja hoidke seda üldkoosoleku protokollidest eemal. Märkige see konfidentsiaalseks ja tehke selgeks, kellel on sellele juurdepääs.