Sisu

• Sammud

Me kõik teame, et töökohal korraldamine on oluline; isegi nii on see paljude inimeste jaoks lõputu lahing. Uskuge või mitte, korrastatuna püsimine pole nii hirmutav ülesanne, kui see kõlab. Mõni kiire harjumuste ja pidevate lahenduste muutmine võib selle protsessi lihtsamaks muuta, kui arvata oskaksite.

Sammud

1. meetod 4st: oma ruumi ja aja haldamine

1. 

   Jälgige oma tegevust. Mitme päeva jooksul märkige mitu oma tegevust päevikusse. See aitab teil täpselt aru saada, mida teete sellest aru andmata, ja saate esialgse tunde oma organisatsioonilistest ja tootlikkuse ebaõnnestumistest. Lisaks peaksite selle harjutuse sooritama oma üldisi eesmärke silmas pidades. Läbi tegevuspäeviku näete, millised ülesanded võivad teie aega raisata ja millised aitavad teie eesmärkidele kaasa aidata.

2. 

   
   
   Määrake oma kõrge tootlikkuse ajakavad. Mõned inimesed on hommikul produktiivsed, teised vihkavad varajase ärkamise ideed. Võimalik, et juba tunnete päeva osasid, mis muudavad teid produktiivsemaks. Sõltumata teie eelistustest - ööd, hommikud, lõunaaeg või vahetult enne või pärast tipptundi - kasutage nende perioodide eeliseid oma tootlikkuse maksimeerimiseks.

3. 

   
   
   Pange tähtsuse järjekorda oma ülesandeid. Me kõik teame, et mõned ülesanded on olulisemad kui teised; me ei anna neile siiski alati piisavat prioriteeti. Arendage näiteks süsteem, mis klassifitseerib ülesandeid meeldetuletuste kaudu, mis sisaldavad ausalt ja paindlikult selliseid kaubamärke nagu lipud või tähed. Hoidke neid meeldetuletusi virtuaalse või füüsilise arvuti või laua lähedal. Pühendage rohkem aega ja energiat loendis esmatähtsatele üksustele. Näited võivad hõlmata lühikese tähtajaga ülesandeid, näiteks asju, mis peate päeva lõpuks või järgmisel päeval kätte toimetama. Samuti saate prioriseerida vastuseid klientidele, ülemustele või teistele, kes vastutavad tekkinud kulutuste eest. Ja kui te pole kindel, kui tundlik või oluline ülesanne on, on alati hea mõte seda küsida.

4. 

   
   
   Kiired ülesanded viivitamatult läbi. Kõiki ülesandeid ei pea prioriteetseks seadma ja konkreetseks ajaks ajastama.Mõne neist kavandamine või ajastamine võib võtta nii palju aega kui nende lõpetamine. Kui jah, ja saate need ülesanded kohe täita, nautige! Nende takistuste sel viisil lahendamine aitab teil vältida ka viivitusi.

5. 

   Haldage segadust ja töömaterjale. Meie tabelid liiguvad korrarikkumiste stseenidest filmide vääriliste hävitamisstseenideni - mis muudab korraldamise keeruliseks. Mõned inimesed tegutsevad isegi rangete koristuspoliitikate kohaselt. Ehkki need pole hädavajalikud, astuge mõned sammud oma töökoha puhastamiseks.
   • Jätkake tellimust. Visake prügi minema ja arhiivige vajalikud materjalid süstemaatiliselt. Koristage segadus igal võimalusel: vaheaegadel või ülesannete vahel.
   • Puhastage tekkinud mustus kohe. Seega ei pea te hiljem koristamise pärast muretsema. Lisaks hoiab see ära praeguse häire püsimise teie laual tulevikus.
   • Hoidke vajalikke tarvikuid käeulatuses. Ilmselgelt pole kõik ümbritsev märk häiretest. Kasutatavate tööriistade olemasolu säästab teie aega ja kasutab teie väärtuslikku ruumi hästi.

6. 

   Ajakava tegevuste ja kohtumiste jaoks. Mõned inimesed planeerivad ainult koosolekuid, kuid ei loo vajalike tegevuste loendeid. Kasuks võib tulla kõige olulisemate ülesannete ja kohtumiste ajastamine. Samuti saate rühmitada konkreetseid ülesandeid. Näiteks: määrake koosolekud ainult teisipäeviti ja neljapäeviti. Hoidke kalendris ka vaba aega, et varuda endale loominguline aeg või mahutada ootamatuid sündmusi.
   • Kasutage päevakava ja kalendrit. Need tööriistad võivad olla paberkandjal või virtuaalsed, näiteks rakenduste iCalendar ja Google Now kujul.
   • Eraldage oma tegevused kategooriatesse. Tegevuste kategoriseerimine või eraldamine värvide järgi võib teile anda kiire visuaalse meeldetuletuse olulise kohta. Need kategooriad võivad hõlmata näiteks: kirjavahetus, projektid, üritused, koosolekud, arutelud ja isegi füüsiliste harjutuste vaheajad või kellaajad.
   • Optimeerige oma tehnoloogiat. Virtuaalsed kalendrid ja meiliplatvormid, näiteks Outlook, saavad kombineerida teie ülesandeloendeid, kontakte ja aadresse. See mitte ainult ei muuda kõike tõhusamaks, vaid optimeerib ka teie mõtlemisprotsessi.
   • Kui vähegi võimalik, delegeerige ülesanded. Arvestades päevase töö intensiivsust, on lihtne unustada, et te ei pea kõike ise tegema. Delegeerige ülesanded assistendile või kui olete eriti majapidamistöödega seotud, paluge kolleegil teha teile teene ja abi teatud ülesannete täitmisel. Saate neid premeerida, kui kõik on rahulikum.

2. meetod 4st: oma e-posti eest süstemaatiliselt hoolitsemine

1. 

   Kontrollige oma e-posti aegu määratud kellaaegadel. Kõik ei pea oma postkasti juurde jääma, kuna paljud vastuvõetud sõnumid pole nii kiireloomulised. Kui töötate asukohas, mis ei vaja e-kirjadele viivitamatut vastust, kontrollige postkasti plaanipärasel ajal - umbes kolm või neli korda päevas.

2. 

   Arhiivige meilid. Kasutage kaustade ja siltide eeliseid, selle asemel et lasta sõnumitel postkasti kuhjuda. Outlookil on kaustad ja alamkaustad, Gmailil aga sildid ja mitu eraldi postkasti. Näiteks kui olete ajakirjanik, võidakse teie kaustu nimetada "Aktuaalsed aruanded", "Tuleviku aruanded", "Vanad aruanded", "Intervjuud ja allikad" ning "Lood ja ideed".
   • Kustuta ja arhiivige. Arhiivige vanad ja olulised kirjad ning kustutage ülejäänud. Ülalolevas näites toimib ajakirjaniku failina kaust "Vanad aruanded". Kui hakkate vanu e-kirju kustutama, olete üllatunud, kui palju üksusi prügikasti läheb ja mitu üksust on salvestatud. Mõnedele inimestele meeldib ka, kui nende postkast on tühi - nad ei jäta ühtegi kirja lugemata (või ei jäta ühtegi kirja oma postkasti). Lisaks kaustade ja siltide kasutamisele saate kasti tühjendada funktsiooni "Arhiivimine" abil, kustutades vanad e-kirjad töövaheajal või kasutades konto korraldamise rakendusi.

3. 

   Kui see on kõige tõhusam, kasutage muid suhtlusvorme. Mõnikord võib lihtne telefonikõne lahendada probleemi, mis nõuaks kümne e-kirja vahetamist. Kui jah, helistage inimesele! Kui teate, et meilide vahetamine tekitab arutelu või hõlmab palju sõnumeid, võib olla kõige parem rääkida telefoniga. Nii saate rohkem üksikasju, vältides samas pikka ja pikka arutelu elektrooniliste sõnumite kaudu. Võite isegi saata kolleegile meili ja öelda midagi sellist: "Mul on teile selle teema kohta palju küsimusi. Võib-olla peaksime omavahel rääkima. Kas ma saan teile viie minuti pärast helistada?"

4. 

   Piirake katkestusi. Ehkki strateegilised pausid on kasulikud, pole tööaja katkestused siiski nii. Need võivad teid aeglustada, töörütmi rikkuda ja mõtteviisi kaotada. Nii et proovige kasutada spetsiaalseid kirjutatud ja häälsõnumeid, kui teate, et olete liiga hõivatud. Neid tööriistu ei pea kasutama ainult siis, kui te pole kontoris; neid saab kasutada siis, kui olete ülesannetega takerdunud. Paljud inimesed kasutavad ka "avatud uste" poliitikat - kuid te ei pea oma tuba kogu aeg lahti jätma. Võite isegi jätta ukse juurde sõbraliku märkuse, öeldes midagi sellist: "Olen keset kõnet" või "olen hõivatud. Palun tulge hiljem tagasi või saatke e-kiri".

5. 

   Kasutage "pilvede" teenuseid. Võib kaaluda pilveteenust (tuntud ka kui pilvandmetöötlust), kuna see on odavam, skaleeritav, tõhus ja hõlpsasti ajakohastatav. Nende pilvede kaudu kättesaadavaks tehtud sisu võib olla eriti kasulik, kuna sellele pääseb juurde erinevates seadmetes: arvutites, tahvelarvutites, nutitelefonides jne. Pilvemälu on ka peamine või teisene viis digitaalsete varukoopiate tegemiseks. Konsulteerige oma töökohal IT või tarkvara eest vastutava isikuga. Teil võib olla juba palju vaba ruumi pilvedes (või võite selle ka väikeste aastatasude eest osta).

6. 

   Kasutage Interneti-lemmikuid. Parimad brauserid võimaldavad järjehoidjatesse lisada - kui salvestate ja korrastate sageli külastatud e-posti aadresse, et hõlpsasti ja kiirelt juurde pääseda. Kasutage neid ära, nii et ärge unustage olulisi veebisaite, mis sisaldavad valdkonna uudiseid või teavet.

3. meetod 4-st: aja ärakasutamine

1. 

   Vältige mitme ülesande samaaegset harjutamist. Sellega seoses on enamikul ekspertidel sarnased arvamused. Kuigi teleris võib see tunduda kiire ja lahe, ei ole mitme ülesande ("mitme ülesande" või "mitme ülesande") samaaegne harjutamine tõhus ja see võib halvendada teie organisatsiooni efektiivsust. Valige, kas pühendate oma täieliku tähelepanu ühele ülesandele korraga; lõpetage see ja jätkake loendi järgmise punktiga.

2. 

   Koostage endale ajakava või kalender. Õnneks ei nõua enamik töökohti, et te oma päeva kõik konkreetselt ajastaksite. Kuid tippsündmuste ja päeva kõige olulisemate sündmuste ja ülesannete põhikava pidamine võib olla kasulik.
   • Määrake teatud tegevuste jaoks ajapiirangud. Mõni ülesanne ei nõua neid piiranguid, kuid teistel peavad olema ajaparameetrid, et saaksite oma tootlikkust parandada. Mõelge igapäevasele tegevusele, mis võtab tavaliselt tavapärasest kauem aega - ja määrake neile tulevikus konkreetsed tähtajad.
   • Varu lisaaega muudeks tegevusteks. Mõned tegevused - nagu te kogemustest võisite õppida - vajavad lõpuks oodatust rohkem aega; see pole aga tingimata halb asi. Eraldage näiteks seda tüüpi ülesannete täitmiseks enne ja pärast lisaaega (ja eriti tähtsate sündmuste ja koosolekute jaoks).

3. 

   Kasutage stopperirakendust, füüsilist stopperit või alarmi. Need vahendid võivad olla tõhusad, kui neid säästlikult kasutada. Mõnele inimesele meeldib alarme seadistada 10, 15 või 30 minutit ette, et saada ette hoiatusi ja valmistuda tegevuseks. Võite kasutada ka meeldetuletusi.

4. 

   Vältige oma tegevuse edasilükkamist. Küsige endalt, kas see edasilükkamine on tingimata vajalik või on see vaid näide edasilükkamisest. Kui arvate, et viivitate, ärge lükake ülesannet edasi - lõpetage see korraga! Kui tegevuse edasilükkamine on möödapääsmatu, jätke meelde hetk, millal te selle katkestasite, ja määrake selle lõpetamiseks mõni muu konkreetne aeg. Teine võimalus on luua situatsiooniplaan. Näiteks: kui peate näost näkku kohtumise tühistama, võib teil olla võimalik inimesega helistada (heli ja / või video kaudu).

4. meetod 4-st: oma füüsilise ja vaimse tervise eest hoolitsemine

1. 

   Tee pause. Tervise ja produktiivsuse säilitamiseks on oluline teha vaimseid pause. Me kipume tööl nii uppuma, et mõnikord ei tee pause - nii hädavajalikud. Need vaheajad annavad meile vajaliku puhkuse ja parandavad tootlikkust, kuid võimaldavad ka tagasi astuda ja endalt küsida, kas kasutame oma aega võimalikult tõhusalt.

2. 

   Magage paremini. Kui me ei maga hästi, võime järgmisel päeval olla uimased, väsinud või loid, mis võib õõnestada tõhusust ja meie tööplaane. Plaan puhata vähemalt seitse või kaheksa katkematut tundi öösel.

3. 

   Ärge võrrelge ennast töökaaslastega. Enamiku nende inimeste töö erineb meie omast ja neil kõigil on erinevad korraldusmeetodid. Mõistlik ja tuttava meetodi jaoks kasutatav meetod ei pruugi olla teie rutiinile parim ja vastupidi.

4. 

   Tunnistage, et organisatsioon on pidev protsess. Ärge oodake, et olete täiuslik. Organisatsioon on pidev ja nõuab pidevat tähelepanu. Teid ei korraldata iga päev ideaalselt; väike tellimus võib sind aga palju efektiivsemaks muuta.