Sisu

• Sammud
• Kogukonna küsimused ja vastused
• Näpunäited

Muud jaotised

Mittetulundusühingud ja muud üksused või organisatsioonid kasutavad põhikirja ametliku ja õiguslikult tunnustatud ressursina organisatsiooni tööviiside kindlakstegemiseks. Sel põhjusel on põhimäärused äärmiselt olulised. Põhikirja peetakse sageli organisatsiooni “kasutusjuhendiks”. Kui teid on kutsutud üles kirjutama oma ettevõtte või organisatsiooni põhimäärusi, peaksite lähenema ülesandele organiseeritud viisil.

Sammud

1. osa 4: Põhikirja planeerimine

1. 

   Mõista põhimääruse eesmärki. Põhikiri on organisatsiooni kirjalikud reeglid. Põhikiri on oluline, kuna see võib aidata tekkivaid probleeme või konflikte lahendada. Näiteks kui teil on raskusi organisatsiooni ohvitseriga, võite põhikirjast lugeda, et näha, milliseid samme olete volitatud tegema.Põhikiri võib hõlmata ka järgmist:
   • organisatsiooni nimi
   • organisatsiooni eesmärk
   • liikmelisuse nõuded
   • ametnike nimetused ja vastutus
   • kuidas ohvitsere määratakse
   • kuidas koosolekuid viiakse läbi ja millal neid peetakse

2. 

   
   
   Määrake liikmed põhimääruse kirjutamiseks. Alustuseks on vaja konsulteerida enamuse või kõigi liikmetega, kes aitasid organisatsiooni käivitada. Sisendi andmiseks ja põhimääruse koostamiseks aitab kaasa veel vähemalt kaks või kolm inimest.
   • Kui asutate näiteks mittetulundusühingut, vajate direktorite nõukogu, kes annab seejärel sisendi ja aitab põhimääruse koostamisel. Meeskonnana töötamine tagab, et põhimääruses on esindatud ja arvestatud kõigi vaatenurkadega.
   • Püüdke veenduda, et põhimääruskomisjon kajastaks teie organisatsiooni täpset läbilõiget. Ärge kallutage seda organisatsiooni ühe sektsiooni või organisatsiooni hierarhia ühe taseme inimestega liiga tugevalt.

3. 

   
   
   Informatsiooni koguma. Põhikirja nõuetekohaseks koostamiseks peate mõistma organisatsiooni: selle eesmärki, seda, kuidas ohvitserid seda eesmärki edendavad, ja organisatsiooni tulevikku. Selle teabe kogumiseks kohtuge kõigi organisatsiooni liikmetega ja rääkige, kuidas nad organisatsiooni eesmärki ette kujutavad ja milliseid töökohti on selle eesmärgi elluviimiseks vaja.
   • Samuti soovite, et teie põhikiri oleks kooskõlas teiste põhidokumentidega, nagu põhikiri, juhtimispõhimõtted ja kõik muud dokumendid, mis kajastavad organisatsiooni toimimist. Koguge need dokumendid, kui valmistute ette põhimääruse koostamiseks.
   • Eelkõige veenduge, et juhatuse dokumentide arv ja positsioonide kirjeldused oleksid kõigil dokumentidel ühesugused. Veenduge ka, et koosolekupäevad ja muud väiksemad üksikasjad oleksid ühesugused. Kui olete seotud mõne muu üksusega, näiteks riikliku haridusosakonnaga või muuga, peaksite kinnitama, et teie põhimäärus on kooskõlas selle üksuse ootuste ja nõuetega.

4. 

   
   
   Hankige põhimääruse näidised. Proovige leida oma organisatsiooniga sarnane põhimäärus. Te ei tohiks neid kunagi lihtsalt kopeerida, kuid need võivad teie enda koostamisel olla kasulikuks juhendiks.
   • Helistage sellistele organisatsioonidele nagu teie ja küsige, kas näete nende põhimääruste koopiat.

5. 

   Kohtuge advokaadiga. Mittetulundusühingule spetsialiseerunud juristiga konsulteerimine võib olla kasulik tagamaks, et teie põhimäärus kataks vajaliku aluse. Advokaat võib ka veenduda, et teie põhikiri on kooskõlas teie riigi mittetulundusseadusega. Mittetulunduslikud seadused võivad sisaldada keelde, näiteks volikirja hääletamise piiranguid, ja enne põhikirja koostamist peaksite neist teadma. Kõik põhikirjaartiklid, mis rikuvad teie osariigi mittetulundusseadust, on tühised.
   • Kogenud mittetulundusühingule spetsialiseerunud advokaadi leiate oma riigi advokatuurist, kes peaks korraldama suunamisteenust.
   • Kui kulud teevad muret, võite saada abi oma piirkonna bono organisatsioonilt. Õigusabiorganisatsioonid aitavad tavaliselt vaeseid inimesi, kuid paljud aitavad ka mittetulundusühinguid. Seda veebisaiti külastades saate otsida õigusabiorganisatsioone.

6. 

   Struktureerige põhikiri kontuurivormingus. Põhikiri on tavaliselt kirjutatud jaotiste pealkirjaga, mida nimetatakse artikliteks, ja lõikudeks, mida nimetatakse jaotisteks. See struktuur muudab teie põhimääruse loetavamaks ja teiste põhimäärustega ühtsemaks. See vorm hõlbustab ka teabe otsimist hääletuseeskirjade, komisjonide ja muude elementide kohta, mille kohta võib organisatsiooni käivitamisel tekkida küsimusi.

7. 

   Alustage iga artiklit pealkirjaga ARTIKKEL. Need pealkirjad peavad olema kõik suurtähtedes rasvases kirjas ja nummerdatud rooma numbritega. Keskendage see pealkiri lehele.
   • Näiteks esimese artikli pealkiri oleks: ARTIKKEL I: KORRALDUS. Teine artikkel kannaks pealkirja: ARTIKKEL II: EESMÄRK.

8. 

   Nummerdage iga artikli kõik alamrubriikide jaotised. Iga artikli iga jaotise jaoks nummerdage need selgelt ja andke jaotise ühe- kuni kahesõnaline kirjeldus.
   • Näiteks võite kirjutada: Jaotis 1. Regulaarsed koosolekud. Sellele järgneks korrapäraste koosolekute protokolli lühikirjeldus. Siis kirjutaksite: 2. jagu: Erikoosolekud. Sellele järgneks spetsiaalsete koosolekute protokolli lühikirjeldus.

9. 

   Kasutage oma põhimääruse jaoks lihtsat, kuid selget keelt. Põhikiri on juriidiline dokument, nii et soovite olla professionaalne. Põhikirja malli või näidist vaadates uurige nende kasutatavat keelt. Hoidke sobivat tooni ja kasutage arusaadavat sõnavara.
   • Kuigi põhikiri on juriidiline dokument, ei pea te kasutama ebaselget „legalese”. Selle asemel peaksite kasutama lihtsat keelt, mida on lihtne mõista.
   • Hoidke üksikasjad eeskirjade, mitte põhimääruste kohta. Põhimäärused on suunised konkreetse poliitika rakendamiseks. Seetõttu peaksid põhimäärused olema paindlikud ja neid tuleks tõlgendada koos üksikasjalikuma poliitikaga. Hoidke põhimäärus üsna üldine.

10. 

    Kohandage põhimäärused oma konkreetse organisatsiooni jaoks. Paljud põhikirjade kirjutamise mallid ja muud juhised on tahtlikult üldised, et neid saaks teie organisatsioonile kohandada. Teie organisatsioonil võivad olla konkreetsed vajadused, mis nõuavad teatud elemente, mida teised organisatsioonid ei vaja.
    • Kiriku põhimääruse kirjutamine: Kiriku põhimäärus sisaldab osa koguduse ministrist. Selles jaotises käsitletakse ministri suhet kogudusega, ministri kvalifikatsiooni ja uue ministri ametisse kutsumise või praeguse ametist vabastamise protsessi. Näidiskeel võib alata järgmisega: „Minister on kiriku usuline ja vaimne juht. Tal on kantseli ja sõnavabadus. Minister on juhatuse ja kõigi komisjonide, välja arvatud nimetamiskomitee, endine ametlik liige. "
    • Ettevõtte põhimääruse kirjutamine: Ettevõtte põhimääruse jaoks võite lisada ka jaotisi, mis käsitlevad aktsionäride koosolekute sagedust, ettevõtte aktsiatega seotud küsimusi jne.

4. osa 2: Põhikirja artiklite kirjutamine

1. 

   Kirjutage organisatsiooni nime artikkel. See on lühike avaldus, mis tuvastab teie organisatsiooni ametliku nime. Selles artiklis saate anda ka oma kontori peamise tegevuskoha. Kui teie organisatsioon pole füüsiliselt fikseeritud asukohaga (kui olete näiteks peamiselt veebirühm), ei pea te aadressi lisama.
   • Võite kirjutada sellesse jaotisesse: "Organisatsiooni nimi on ABC Elementary PTO."

2. 

   Lisage artikkel organisatsiooni eesmärgi kohta. See artikkel sisaldab teie missiooni ja visiooni organisatsiooni kohta. See võib olla üsna elementaarne ühe lausega väide. Kui soovite, võite selle keerukamaks muuta.
   • Näidiskeel võib olla järgmine: "Organisatsioon on loodud selleks, et toetada laste haridust ABC Elementary'is, edendades suhteid kooli, vanemate ja õpetajate vahel."

3. 

   Koostage liikmelisuse artikkel. Selles artiklis käsitletakse mitut jaotist, sealhulgas kõlblikkust (kes ja kuidas saab liikmeks saada), tasusid (kas liikmed peavad liitumiseks tasu maksma? Kas nad peavad igal aastal tasu maksma?), Liikmete klassid (aktiivsed, passiivsed) , nõuded, kuidas liikmeks jääda ja kuidas liikmeks astuda.
   • Esimese jaotise Liikmelisus all oleva keele näidiskeel võib olla järgmine: „Liikmeks võivad astuda kõik, kes tunnevad kaasa kiriku eesmärkidele ja programmidele, olenemata rassist, usutunnistusest, soost, seksuaalsest sättumusest, vanusest, rahvuslikust päritolust ning vaimsest või füüsilisest väljakutsest. ”
   • Jätkake järgnevate jaotistega, kus kirjeldatakse tasusid, liikmeks jäämise nõudeid ja organisatsioonist lahkumist.

4. 

   Kirjutage ohvitseride artikkel. Selles artiklis käsitletakse mitmeid ohvitseridega seotud jaotisi, sealhulgas loetletakse kõik ametid, iga ametiga seotud ülesanded, ametnike nimetamine ja valimine, ametiaeg (kui kaua nad saavad oma ametikohal töötada) ja kuidas vabade ametikohtadega toime tulla.
   • Näiteks võite esimese osa kohta kirjutada: "Organisatsiooni ohvitserid on president, asepresident, sekretär, laekur ja kolm direktorit." Seejärel järgite seda koos teiste ohvitseridega seotud jaotistega, kirjeldades iga ohvitseri ülesandeid jne.

5. 

   Lisage koosolekute artikkel. See artikkel hõlmab mitut jaotist, mis kirjeldavad, kui sageli koosolekud toimuvad (kord kvartalis? Poolaasta kaupa?), Kus koosolekud toimuvad (peamises tegevuskohas?) Ja kuidas saab hääletada ettepanekute poolt.
   • Selles artiklis määratakse kindlaks ka kvoorumi jaoks vajalik arv või juhatuse liikmete arv, kes peavad kohal olema ettepanekute esitamiseks. Kui organisatsioonil on üheksa juhatuse liiget ja põhimäärus nõuab, et kaks kolmandikku juhatusest oleks otsustusvõimeline, peab organisatsiooni otsuste tegemisel kohal olema vähemalt kuus juhatuse liiget. Mõni osariik võib nõuda kvoorumi miinimummäära; pöörduge oma riigisekretäri poole, et teada saada oma riigi nõuded.
   • Selle artikli esimese osa näidiskeel võib olla järgmine: "Seltsi regulaarsed koosolekud toimuvad iga kuu esimesel teisipäeval." Seejärel jätkake artikli ülejäänud jaotiste käsitlemist.

6. 

   Kirjutage komiteede artikkel. Need komiteed on teie organisatsioonile omased, kuid need võivad hõlmata vabatahtlike komisjoni, reklaamikomisjoni, liikmeskomiteed, rahakogumiskomisjoni jne. Lisage nende komiteede lühikirjeldus. Järgige seda jaotist koos lühikirjeldusega selle kohta, kuidas saab moodustada komiteesid (mille nimetab direktorite nõukogu?).
   • Näidiskeel võib olla järgmine: „Seltsil on järgmised alalised komisjonid”, millele järgneb iga teie komitee loetelu ja lühikirjeldus.

7. 

   Koosta rahanduse artikkel. Peaksite täpsustama, millal eelarve koostatakse, kes vastutab finantsarvestuse pidamise eest (tavaliselt laekur), kuidas kulutused kinnitatakse ja mis juhtub fondidega, kui organisatsioon peaks lagunema.
   • Näiteks võite kirjutada: "Eelarve koostatakse järgmise eelarveaasta suvel ja see kinnitatakse juhatuse häälteenamusega."
   • Seejärel saate varahoidjale (või mõnele teisele ametnikule) määrata finantsarvestuse pidamise kohustused: „Varahoidja peab kõigi väljamaksete, sissetulekute / krediitide ja pangakonto andmete kohta täpset arvestust.”

8. 

   Kirjutage parlamentaarse asutuse artikkel. Parlamendivõim on juhiste kogum, mis reguleerib teie organisatsiooni juhtimise korda. Paljud organisatsioonid järgivad Roberti kodukorda, juhendit inimeste koosolekul koosolekute korraldamiseks, et tagada häälte kuulmine ja arvestamine.
   • Parlamendivõimu käsitlevas artiklis nimetatakse ka konkreetne ressurss, mis juhib organisatsiooni põhimäärust, menetlusi ja tegevust.
   • Näidiskeel võib olla järgmine: "Roberti kodukord reguleerib koosolekuid, kui need ei ole vastuolus organisatsiooni põhimäärusega."

9. 

   Lisage artikkel muudatuste ja muude sätete kohta. Kui põhimäärus on mõeldud selleks, et see sobiks organisatsiooni elus tekkida võivate olukordadega, tuleb aeg-ajalt muudatusi teha. Põhikirja peaksite kirjutama, millist muutmisprotsessi te kasutate. Muudatuste lisamine näitab, et teie organisatsioon on paindlik ja mõistab muudatusi.
   • Ärge muutke põhimääruse muutmist liiga keeruliseks. Selle asemel valige protsess, mis sobib teie organisatsiooni kultuurile ja poliitikale. Siia saate lisada ka jaotise, mis ütleb teie eelarveaasta, või võite lisada eraldi artikli, mis ütleb teie eelarveaasta.
   • Muudatuste näidiskeel võib olla järgmine: „Neid põhimäärusi võib igal ühiskonna koosolekul muuta või asendada kahe kolmandiku (2/3) kohalolijate ja hääletajate häälega. Teade kavandatavate muudatuste kohta peab olema koosoleku teates. "

10. 

    Kirjutage artikkel huvide konfliktist. Teie organisatsioon peaks end kaitsma direktorite nõukogu või muu ametniku isikliku või rahalise huvide konflikti eest. Lisage artikkel, mis täpsustab, mis peaks juhtuma, kui kellelgi on huvide konflikt.
    • Näidiskeeleks võib olla: „Kui direktoril või ametnikul on mõni rahaline või isiklik huvi mis tahes küsimuses, mis jõuab direktorite nõukogusse, peab mõjutatud isik (a) avalikustama täielikult huvi olemuse ja (b) loobuma arutelust, lobitööst ja selles küsimuses hääletamine. Kõik tehingud või hääletused, mis hõlmavad võimalikku huvide konflikti, kiidetakse heaks ainult siis, kui enamus huvitamata juhtidest leiab, et ettevõtte huvides on seda teha. Selliste koosolekute protokollides, kus sellised hääletused tehakse, märgitakse selline avalikustamine, erapooletus ja heakskiitmise põhjendus. "

11. 

    Sisestage lõpetamisklausli artikkel. Mõnes osariigi seaduses on nõutav lõpetamisklausel või avaldus, mis kirjeldab organisatsiooni sulgemist. See võib olla hea mõte isegi siis, kui teie riik seda klauslit ei nõua, sest see võib aidata teie organisatsiooni lahingutegevuse korral kaitsta.
    • Siit võite kirjutada: "Organisatsiooni võib lõpetada koos eelneva teate (14 kalendripäeva) ja koosolekul osalenute kahe kolmandiku hääletamisega."
    • Mõned riigid nõuavad, et organisatsioonid lisaksid põhikirjaga lõpetamisklausli. Täpsema teabe saamiseks pöörduge oma osariigi riigisekretäri poole.

4. osa 3: Põhikirja lõplik vormistamine

1. 

   Koostage artiklid üheks dokumendiks. Kasutage kogu dokumendis järjepidevat vormindamist ja kasutage ühte fonti ja ühte fondisuurust (kõige paremini loetav on 11–12-punktine font). Lisage tiitelleht oma organisatsiooni nimega, põhimääruse viimase läbivaatamise kuupäev ja põhimääruse jõustumise aeg.

2. 

   Paluge professionaalsel parlamendiliikmel teie põhimäärus üle vaadata. Teie põhimääruses esitatakse protseduurid organisatsiooni juhtimiseks, koosolekute läbiviimiseks, ametnike või komiteede juhtide valimiseks jne. Need protseduurid põhinevad reeglitel, mis dikteerivad, mis juhtub kõigepealt, kui palju inimesi peab otsuse langetamiseks hääletama, kes saavad hääletada volikirja alusel (saates oma hääle isikliku hääletamise asemel) jne. Professionaalse volitustega parlamendiliige on see, kes on nende eeskirjade ja protseduuride ekspert.
   • Parlamendiliikmeid võib leida pöördudes selliste ühenduste poole nagu Ameerika parlamendiliikmete instituut või otsides veebis oma riigi osariigis ametialaselt volitatud parlamendiliiget. Tõenäoliselt peate nende teenuste eest maksma konsultatsioonitasu.

3. 

   Võta vastu põhikiri organisatsiooni koosolekul. Organisatsioon peab põhikirja vastu võtma, et need jõustuksid. Organisatsiooni direktoril on reeglid põhikirja vastuvõtmiseks.
   • Lisage oma põhimääruse lõppu avaldus, mis kinnitab nende vastuvõtmist, ja lisage vastuvõtmise kuupäev. Sellele avaldusele peaks alla kirjutama ka organisatsiooni sekretär.

4. 

   Vajadusel esitage oma põhimäärus oma riigile. Mõni osariik nõuab, et põhikiri esitataks riigile, samas kui teised riigid nõuavad ainult põhitöötajate ja finantsteabe perioodilist aruandlust. Pöörduge oma riigisekretäri poole, et teada saada, kas peate oma põhikirja koopia oma riigiasutusele edastama.
   • Ettevõtte põhimäärust ei esitata tavaliselt ühelegi ametlikule asutusele. Paljud riigid nõuavad, et ettevõtted kirjutaksid põhimäärusi, kuid te ei pea neid oma osariigile esitama. Neid võib jagada aktsionäride ja teiste oluliste isikutega.

4. osa 4: Põhikirja säilitamine ja kasutamine

1. 

   Hoidke oma põhimäärust keskses asukohas oma organisatsiooni kontorites. Salvestage need oma põhikirja, koosolekute protokollide, organisatsioonide direktorite ja muude juhtide nimede ja aadresside loetelu, liikmelisuse dokumentide jms abil.
   • Hea põhimõte on muuta oma põhimäärus oma liikmetele hõlpsasti kättesaadavaks, postitades need oma veebisaidile või võimaldades neil oma kontorites hõlpsasti kättesaadavaks teha. Ehkki ei ole nõutud, et põhimäärus peaks olema avalikult kättesaadav, võib see teie organisatsiooni muuta vastutustundlikumaks ja läbipaistvamaks.

2. 

   Tooge põhikiri liikmete ja juhtide koosolekutele. Põhikirja olemasolu on kasulik liikmete või juhtide koosolekute korraldamisel. Tutvuge põhimäärusega, kui hääletate ettepaneku üle, otsustate komisjoni või juhatuse liikmete üle või osalete muul viisil oma põhikirjas konkreetselt kirjeldatud tegevuses. Teie koosolekud sujuvad sujuvalt ja liikmetele kinnitatakse, et nende vaated on õigesti esindatud.

3. 

   Vaadake reeglid regulaarselt üle ja hoidke neid ajakohasena. Kui teie organisatsioon muutub, võib osutuda vajalikuks ka põhikirja muutmine. Põhikirja muutustega kohanemisvõime saavutamise võti on muuta need alguses paindlikuks ja muudetavaks. Näiteks võite lisada kõva numbri asemel vahemiku juhatuse liikmete arvust, mis organisatsioonil on. Siis saate kas muuta põhimäärust, et see vastaks väiksematele muudatustele, või vaadata põhimäärust läbi, et lisada olulisemad muudatused.
   • Väikseid muudatusi saate teha muudatustega, mis võivad hõlmata näiteks uue komisjoni lisamist.
   • Kui kavatsete põhikirja üle vaadata, peaksite kõigepealt korraldama organisatsiooni liikmete koosoleku, et anda teavet selle kohta, millised muudatused peaksid olema. Teatage oma liikmeskonnale, et korraldate koosoleku, et arutada ja läbi vaadata põhimäärus, ning andke neile võimalus muudatusi kaalumiseks esitada.
   • Paranduste kallal peaksid töötama mõned alakomiteed: üks allkomitee võib kirjutada muudatused, teine ​​allkomitee võib kontrollida, kas need muudatused on vastuoludeta, ja kolmas alakomitee võib kontrollida, kas redaktsioonides on õigekiri ja grammatika. Muudatuste hääletamiseks esitage liikmeskonna lõplikud muudatused.

Kogukonna küsimused ja vastused

Kuidas märgistada põhimäärusi, kui neid muudeti või redigeeriti?

Võite tiitellehel (esilehel) märkida kuupäeva, millal teie põhimäärus on läbi vaadatud, võib-olla koos redaktsiooni numbriga ja millal see parandus jõustub.

Kui kirjutatakse uued juhised komisjonile, kellel pole kunagi olnud, siis kes neid redigeerib ja kes kiidab heaks?

Põhikirjakomiteesse määratud liikmed valitakse tavaliselt nende võime tõttu aru saada ja redigeerida juhtimisdokumente. Kui teie komisjon ei koostanud kavandatavaid suuniseid, oleks hea eelnõu suunamine põhikirjakomiteele toimetamiseks ja soovitused.Kontrollige oma põhimäärust ja muid eeskirjade dokumente, et näha, kas on olemas säte selle kohta, milline asutus või isik komisjoni juhised heaks kiidab. Sageli on see direktorite nõukogu või organisatsiooni liikmelisus.

Kas põhikiri peab sisaldama organisatsiooni füüsilist aadressi või asukohta?

Ei

Soovime ühendada oma klubi, Lake County maakonna Quota International, oma sihtasutusega, millel on staatus 501c3. Kuidas me seda teeme?

Saate seda teha, kombineerides nende põhimäärused ja kõrvaldades kõik vastuolus olevad osad, tagades samal ajal, et neil on eesmärk ja visioon, nii et tulenevad põhimäärused vastavad 501c3 nõuetele. Lihtsam öelda kui teha, kuid võib-olla toimiv.

Kas põhimääruse vastuvõtmine tuleb hääletamiseks esitada kogu meie organisatsioonile või võivad ohvitserid nende vastuvõtmiseks hääletada?

See sõltub originaaldokumendist, mis määrab teie organisatsiooni äritegevuse, sealhulgas täpsemalt, kuidas hääletada ja põhimäärusi vastu võtta. Mõned organisatsioonid on loodud nii, et ohvitserid ainult hääletavad, teised nõuavad kogu organisatsiooni hääletust.

• 
  
  Kas pean ootama põhimääruste jõustumist? Vastus

Näpunäited

• Põhikirjas on palju erinevaid stiile ja versioone ning kaht komplekti pole ühesugused. Kasulik on tutvuda paljude põhimäärustega, eriti nende organisatsioonidega, mis sarnanevad teie organisatsiooniga.
• Konsulteerige teise organisatsiooniga, et saada teada nende põhimääruste kirjutamise ja täpsustamise protsessist.
• Põhikirjaga järjepidevuse kontrollimiseks on hea määrata mõni teine ​​allkomisjon. Põhimäärust kirjutav rühm võib vastuoludest mööda vaadata tänu sellele, et on tegeliku kirjutamisega tihedalt seotud. Kui mõni teine ​​rühm oma tööd nii-öelda üle kontrollib, aitab see vastuolusid kõrvaldada.