Sisu

• Sammud
• Kogukonna küsimused ja vastused

Muud jaotised

Ettepanekutaotlus ehk RFP on äritööriist, mis võimaldab ettevõtetel vajaduse rahuldamiseks otsida konsultante või vabakutselisi töötajaid. Tõhusa RFP kokkupanek suurendab võimalust, et saate kvalifitseeritud kandidaatidelt häid ettepanekuid. Mida rohkem olete RFP-s ootustele vastavuses, seda tõenäolisemalt leiate selle töö jaoks sobiva vaste.

Sammud

1. osa 4-st: oma vajaduste kindlaksmääramine

1. 

   Tea, mida tahad. Esimene samm on teada, millist tulemust soovite projektist saada. Visiooni olemasolu aitab teil küsida õigeid küsimusi konsultandi teenuste kohta.
   • Tehke kindlaks projekti tüüp, mida teete, ja loetlege sammud, mida vajate projekti elluviimiseks.
   • Määrake kindlaks abi tüüp, mida arvate vajavat. Kas teie vajadused on tehnilised, disainiga seotud või mõlemad? Kas vajate oma projekti kallal töötamiseks ühte inimest või meeskonda? Kas tööd saab teha kaugjuhtimisega või peate leidma kohapeal kellegi, kellega saaksite isiklikult kohtuda?
   • Küsige endalt, milliseid arendajaid või spetsialiste peate projekti elluviimiseks palgama.
   • Esialgse visiooni olemasolu ei tähenda, et projekt peaks (või peaks) välja kukkuma täpselt nii, nagu olete seda ette näinud.

2. 

   
   
   Hinnake oma eesmärke ja missiooni. Teie ettevõtte üldised eesmärgid ja missioon võivad olla sama olulised kui projekti enda üksikasjad.
   • Lugege uuesti läbi oma ettevõtte missioon, isegi kui olete selle ise kirjutanud.
   • Täpsustage, kuidas projekt ettevõtte missiooni täidab.
   • Muutke oma projekti visiooni, kui see ei vasta ettevõtte üldeesmärkidele.
   • Tehke kindlaks, kuidas projekt teie ettevõtet täiustab, aktsionäride või aktsionäride vajadusi rahuldab või kliente teenindab.
   • Kirjutage avaldus selle kohta, kuidas see projekt ettevõtte eesmärkidele vastab. Võimalik, et peate selle avalduse oma RFP-sse lisama, kuid see aitab teil ka projekti enda eesmärke koondada.

3. 

   
   
   Määrake oma eelarve. Teil peab olema konkreetne number selle summa kohta, mida saate projekti jaoks kulutada. Lubatud eelarvega ettenägelikkus aitab teie suhteid pikas perspektiivis palgatud konsultandiga.
   • Enne tähtaega rääkige oma raamatupidamis- või finantsosakonnaga. Ärge eeldage lihtsalt, et teate, kui palju raha saate projekti jaoks kulutada.
   • Lisage kindlasti kõik projekti osad ja kõik üksikisikud, kelle peate oma projekti vajaduste rahuldamiseks tööle võtma.
   • Planeerige lisakulusid. Projektid - eriti suured projektid - tulevad eelarve alt harva sisse. Kui jätate endale algusest peale lisaruumi ootamatuteks väljaminekuteks, aitab see teid mustas hoida.
   • Paku konkurentsivõimelist määra. Pidage meeles, et harvem maksmine viib halvema kvaliteediga. Samal ajal ei pruugi enammaksmine teile oluliselt paremat projekti anda, kui lihtsalt tasuda "käimasolevat määra".

4. 

   
   
   Pange kokku ajaskaala. Peate koostama üksikasjaliku ajakava koos tähtaegadega nii ettepaneku kui ka projekti enda jaoks. Võite jagada projekti sammudeks või etappideks ja määrata igale sammule erineva tähtaja.
   • Tehke vastupidine kalender. Alustage valmis projekti lõpptähtajast ja töötage tagasi, määrates individuaalsed tähtajad.
   • Määrake ettepanekule tähtaeg, mis on 2–6 nädalat pärast RFP saatmist, sõltuvalt vajalikust üksikasjalikkuse ja kohandamise tasemest.
   • Pange endale tähtaeg ka RFP kirjutamiseks.

4. osa 2: RFP planeerimine

1. 

   Lugege teisi RFP-sid. Üks parimaid viise tõhusa RFP kirjutamiseks on lugeda teiste inimeste taotlusi. See annab teile mõista, millist teavet peaks lisama, millist paigutust on kõige lihtsam lugeda ja järgida ning millised lisavisuaalid peaksid olema lisatud.
   • Otsige veebist näidis-RFP-sid. Saadaval on palju proove, mis kirjeldavad üksikasjalikult struktuuri ja olulist teavet.
   • Lugege teiste ettevõtete tegelikke RFP-sid. Teeskle, et olete konsultant, kes üritab ettepanekut kokku panna. Lugege teiste inimeste RFP-sid ja märkige, kui puudub teave, mis aitaks teil paremat ettepanekut kirjutada. Lisage see teave kindlasti oma RFP-sse.
   • Proovige leida RFP-sid ettevõtetelt, mis vastavad teie ettevõtte profiilile. Kui teil on tuttav mõnes teises ettevõttes, küsige, kas neil on vanu RFP-sid, mida võiksite modellina vaadata.
   • Vaadake RFP-malle veebis. Need võivad olla hea lähtepunkt, kuid saate neid kasutada, et õppida oma RFP-d kirjutama, ja seejärel teha seda iseseisvalt, et vormindamise ja detailide paindlikkus oleks suurem.

2. 

   Pange paika oma projekti kavandatud ulatus ja piirid. Enne RFP kirjutamist peaksite teadma oma projekti ulatust ja piire. Võimalik, et peate projekti uuesti mõõtma, kui mõistate, et nõuate liiga vähe aega liiga vähe.
   • See võib aidata pidada loetelu asjadest, mida see konkreetne projekt ei käsitle, isegi kui kavatsete tulevikus ideede juurde naasta. (Tõenäoliselt ei lisata seda teavet RFP-sse.)
   • Kui olete oma RFP-s selgeks saanud projekti ulatuse, võimaldavad konsultandid teie projekti jaoks paremaid ettepanekuid kokku panna.
   • Olge realistlik, milliseid tulemusi võite konsultandile seatud eelarve ja ajaliste piirangute tõttu oodata.

3. 

   Loetlege oma „must have“ ja „like to have“."Üks võimalus teada saada, mida te tegelikult oma RFP-le vastuseks soovite, on oma vajaduste ja soovide loetelu koostamine. Kõik teie vajadused või „must have“ peaksid olema teie RFP-sse lisatud. Võite lisada mõned või enamiku oma soovidest, kuid veenduge, et teie RFP ei muutuks ebareaalseks ega liiga tülikaks.
   • Võiksite oma RFP-s selgitada, millised elemendid on vajalikud ja milliseid eelistatakse.
   • Liiga palju eelistatud (soovitud) üksusi võib eemale peletada potentsiaalseid konsultante, kes tunnevad, et nad pole idealiseeritud kirjelduse põhjal kvalifitseeritud.
   • Hoidke ettepanekute hindamiseks nimekirja “meeldib meeldida”, kui need on saabunud.

4. 

   Otsustage, kes ettepanekud läbi loeb ja projekti autasustatakse. Isik, kes loeb RFP-le saadetud ettepanekuid, peaks enne selle kustumist vähemalt RFP-d läbi lugema, kui mitte kirjutama.
   • Veenduge, et inimese ootused on RFP-s selgelt välja toodud.

5. 

   Täpsustage kandidaadi minimaalne kvalifikatsioon. Lisaks projektipõhistele vajadustele ja soovidele võiksite piiritleda oma ootused teie projektiga tegelevate konsultantide tausta, hariduse ja kogemuste osas.

6. 

   Koostage tulemuskaart, mida kasutate ettepanekute hindamiseks. Kui teete selle enne RFP välja saatmist, saate enne selle kirjutamist oma vajadusi ja ootusi täpsustada. Nii lisate ja rõhutate kindlasti oma RFP-s kõige olulisemaid tegureid.
   • Määrake ettepanekute hindamissüsteem. Mõelge mitmele kategooriale, mille skaala on 1–10 ja kogusumma.
   • Kõrgeima punktisummaga pakkumine vastab teie vajadustele kõige selgemini ja valitakse tõenäoliselt.
   • Mõned kategooriad, mida tuleks arvestada tulemuskaardile, on esteetika / disain, visioon, elluviimine, eelarvekava, kogemused ja viited, tähtaegadest kinnipidamise võime, teie ärimudeli integreerimine nende kujundusse, innovatsioon, tehnoloogia kasutamine, professionaalsus, reageerimine konstruktiivsele tagasisidele ja suhtlemisvõime.

3. osa 4-st: RFP kirjutamine

1. 

   Lisage kõik asjakohased üksikasjad. Ehkki te ei soovi oma RFP lugejaid ebavajaliku teabega üle ujutada, peaksite lisama kõik asjakohased üksikasjad. Need võivad hõlmata järgmist:
   • Kes sa oled ja mis on su ettevõtte eesmärgid
   • Miks vajate oma projekti jaoks konsultanti?
   • Milliseid tulemusi projekti lõpus ootate
   • Kuidas teete ettevõttega koostööd
   • Kui palju olete võimeline maksma
   • Kuidas ja millal ettepanek esitada
   • Kuidas soovite ettepaneku vormindada
   • Millal peate projekti iga etapi lõpule viima
   • Kuidas hindate ja valite ettepanekuid
   • Kui kavatsete valitud konsultandile või ettevõttele sellest teada anda
   • Kellega küsimuste korral ühendust võtta

2. 

   Ole konkreetne, kuid mitte liiga konkreetne. Kuigi soovite, et teie RFP oleks selge ja konkreetne oodatava projekti tüübi ja konsultandi osas, ei soovi te seda nii konkreetseks muuta, et jätaksite välja head kandidaadid. Tasakaalu leidmine võib olla keeruline.
   • Kui te pole piisavalt konkreetne, saate tõenäoliselt hulga ettepanekuid, mis võivad olla ebamäärased või ei vasta teie visioonile.
   • Kui olete liiga konkreetne, ei saa te piisavalt ettepanekuid ja te ei pruugi tunda, et teil on piisavalt valikuid.
   • Kui ettepanekud on liiga ebamäärased või kui te ei saa neid piisavalt, peate võib-olla oma RFP ümber kirjutama.

3. 

   Korraldage RFP tõhusalt. Kuna pakute lühikese ruumi kohta palju teavet, on korraldamine tõhusa RFP võti.
   • Andke selged lõigud. Jaotiste olemasolu aitab korraldada teie ettepaneku erinevad osad kergesti seeditavateks teabehammustusteks.
   • Kõige olulisemate punktide rõhutamiseks kasutage painutamist ja allajoonimist, kuid tehke seda mõõdukalt. Vähem kui 10% tekstist peaks olema rasvases kirjas või allajoonitud.
   • Jagage pikad tekstilõigud täppidega või jagage mitmeks lühemaks osaks.
   • Visuaalse huvi suurendamiseks ja teksti lahutamiseks lisage mõni hästi kujundatud graafika.

4. 

   Taotlege viiteid. Taotlege viiteid oma RFP osana. Peaksite saama teada, kas varasemad kliendid on olnud rahul nii konsultandi või ettevõttega töötamise kui ka saadud lõppprojektiga.
   • Helistage kindlasti konsultandi esitatud viidetele. Küsige, kas eelmine klient võtaks konsultandi uuesti tööle ja pöörduge oma küsitluses kindlasti nii protsessi kui ka toote poole.

5. 

   Enne RFP saatmist korrigeerige oma RFP-d. Ebaselge RFP või grammatikavigadest ja kirjavigadest pakatava RFP saatmine on ebaprofessionaalne ja võib teile maksta häid ettepanekuid. Ettevõttena tõsiseltvõetavaks võtmiseks peaksite saatma kvaliteetse toote.
   • Paluge kellelgi teisel ka teie RFP-d korrektuurida. Enda vigade tuvastamine võib olla keeruline.
   • Võite proovida lasta kellelgi väljaspool projekti või isegi väljaspool firmat eesmärgi selguse huvides teie RFP-d lugeda.

4. osa 4-st: RFP saatmine

1. 

   Saatke RFP-d usaldusväärsetele konsultatsioonifirmadele. Ehkki suurtes ettevõtetes töötab sageli palju erinevaid konsultante, püüavad nad kaitsta oma ettevõtte mainet ja mainet, nii et neil pole tõenäoliselt töötajaid, kes töötaksid alla nende ootuste taseme.
   • Otsige ettevõtte arvustusi veebis. Veebiarvustused pole täiuslikud, kuid on sageli hea koht alustamiseks. Negatiivseid arvustusi võta siiski terake soolaga. Lugege kindlasti kaebuste eripära ja eirake emotsionaalset keelt.
   • Küsige töökaaslaselt või tuttavalt teie ettevõttega sarnasest ettevõttest, kellele nad soovitavad teie RFP saata. Isegi konkurendiettevõtted annavad tõenäoliselt ausaid soovitusi usaldusväärsetele ettevõtetele.
   • Helistage ettevõttele ja küsige neilt viiteid. Pole haruldane, et küsitakse viiteid üksikutelt konsultantidelt, nii et ettevõte peaks olema valmis ka viiteid pakkuma. Esitage kindlasti konkreetseid viiteid ettevõttega töötamise protsessi ja selle kohta, kas nad kasutavad ettevõtet uuesti tulevaste projektide jaoks.

2. 

   Piirake nende ettevõtete või üksikisikute arvu, kellele oma RFP saadate. Kui teie RFP läheb kellelegi ja kõigile, saate kas liiga palju ettepanekuid, mida reaalselt kaaluda, või ei võeta teie RFP-d tõsiselt.
   • Ettepaneku väljatöötamine võtab märkimisväärselt palju aega ja tõenäoliselt pole ettevõte või konsultant nõus teie taotlust tõsiselt võtma ja selle nimel töötamiseks aega kulutama, kui nad näevad, et teie RFP ilmub liiga paljudes erinevates kohtades.
   • Selle asemel keskenduge vähemate kvaliteetsemate ettepanekute sihtimisele.

3. 

   Andke üksikisikutele piisavalt aega kvaliteetse ettepaneku koostamiseks. Kui annate ettevõtetele ja konsultantidele piisavalt aega oma RFP lugemiseks ja omaksvõtmiseks, oma projekti visiooni loomiseks ja kvaliteetse ettepaneku koostamiseks, saate paremini mõista, milline saab olema lõplik projekt.

4. 

   Pea oma tähtajast kinni. Ettevõte, kes saadab ettepaneku hilinemisega, hilineb tõenäoliselt ka projekti tähtaegadega. Kui olete oma tähtaegadega tõsiselt seotud, ärge arvestage ettepanekutega, mis esitati pärast tähtaja möödumist. Kui olete tähtaegade pärast vähem mures kui kvaliteetne toode, võiksite siiski kaaluda hilinenud esitamist.

Pakkumise taotluse näidis

Pakkumise taotluse näidis

Kogukonna küsimused ja vastused