Sisu

• etappidel
• 1. osa Alustage tähte
• 2. osa Kirjutage tähe sisu
• 3. osa Lõpetage kiri
• 4. osa Kirja täitmine

Selles artiklis: käivitage tähtSuurendage tähe täidetäidetTärkige täht14 Viited

Kas peate kirjutama ärikirja? Üldiselt järgivad seda tüüpi kirjad tuntud ja hõlpsasti rakendatavat ülesehitust, mis kohandub mitmesuguse sisuga. Ärikirjal peab alati olema kuupäev. Lisaks peaks see sisaldama mõnda lõiku ning teavet saatja ja vastuvõtja kohta. Kirjutage oma ja tehke vajadusel vajalikud muudatused, et järgida teie ettevõtte seatud standardeid.

etappidel

1. osa Alustage tähte

1. 
   

   
   Tutvuge paigutusega. Olenemata teie kirja sisust, peate kohaldama teatavaid esitusreegleid. Kommertseeskirjad peavad olema trükitud. Kasutage tavalist kirjatüüpi, näiteks "Arial" või "Times New Roman". Võimalusel valige polsterdatud lõigud, mis võrdub iga uue lõigu käivitamisega, vajutades klahvi kaks korda. kanne ja ärge anduge.
   • Jätke kõigist neljast küljest varu 2,5 cm.
   • Digitaalne ärikiri tuleb koostada, kasutades ühist fonti. Professionaalses e-kirjas vältige kursori või e kasutamist muudes värvides kui mustvalge.

2. 
   

   
   Valige sobiv paber. E tuleb trükkida A4-formaadis lehele. Kui elate Ameerika Ühendriikides, kasutage kirja suurusega paberit, mille suurus on 216 mm × 279 mm või 8,5 "× 11". Mõned suured lepingud võidakse trükkida legaalsetele formaadilehtedele (216 mm × 356 mm).
   • Kui prindite selle saatmiseks kirja, kaaluge ettevõtte pea kandva paberi kasutamist. See annab teie kirjale ametliku puudutuse, sest lugeja näeb teie ettevõtte logo ja kontaktteavet.

3. 
   

   
   
   
   Sisestage ettevõtte teave. Sisestage ettevõtte nimi ja aadress, kirjutades aadressi iga üksuse eraldi real. Kui töötate enda nimel, lisage oma nimi kas ettevõtte nime asemel või ülal.
   • Kui teie ettevõttel on kasutusvalmis päis, saate seda ise andmete sisestamise asemel kasutada.
   • Kui sisestate aadressi ise, põhjendage seda vastavalt lehe eelistustele või ettevõtte juhistele lehe ülaosas vasakule või paremale.
   • Kui saadate kirja välismaale, kirjutage riigi nimi trükitähtedega.

4. 
   

   
   Märkige kuupäev. Suurema ranguse saavutamiseks kirjutage täielik kuupäev. Näiteks: "1. aprill 2012". Prantsuse keeles esitatud kirjas peaks koht ja kuupäev ilmuma lehe paremas ülanurgas.
   • Kui teie kirja kirjutamine kestis mitu päeva, siis märkige kuupäev, millal kirja lõite.

5. 
   

   
   
   
   Lisage vastuvõtja teave. Sisestage saaja täielik nimi, vajadusel pealkiri, ettevõtte nimi ja aadress. See teave peab ilmuma sellises järjekorras, iga üksus eraldi real. Lisage vajadusel viitenumber. Prantslastele esitatud kirjas peab olema teave saaja kohta paremal, mõni rida allpool kuupäeva.
   • Otsese vastuse saamiseks on soovitav saata kiri konkreetsele isikule. Kui jätate adressaadi nime tähelepanuta, tehke väike uurimistöö. Asjaomase isiku nime ja ametinimetuse saamiseks pöörduge ettevõtte poole.

6. 
   

   
   Valige helistamisvorm. Selle valemi eesmärk on väljendada teie austust saaja suhtes. Valite oma valemi sõltuvalt sellest, kas tunnete oma naabrit või mitte. Samuti võtate arvesse oma suhte tuttavust või formaalsust. Uurige järgmises loendis olevaid valikuid.
   • Kasutage väljendit "kellele paremal:" ainult kui te ei tea täpselt, kellele oma kiri adresseerida.
   • Kui teie suhted adressaadiga on pealiskaudsed, on paaritu vältimiseks kõige parem kasutada sõna "härra" või "proua".
   • Võite märkida ka saaja pealkirja, näiteks: "Hr direktor".
   • Kui tunnete saajat väga hästi ja kui teie aruanded on tuttavad, võite kasutada isikupärasemat valemit, näiteks "Minu kallis Suzanne".
   • Kui teil on adressaadi soo suhtes kahtlusi, kasutage valemit: "Daamid, härrad".
   • Ärge unustage pärast kõne või käärsoole valemit (:) kirjutada koma pärast väljendit "kellele see sobib".

2. osa Kirjutage tähe sisu

1. 
   

   
   Valige sobiv toon. Tuntud ütluse kohaselt on aeg raha ja enamik ärimehi vihkab oma aega raisata. Seetõttu peaks teie kiri olema kirjutatud lühikese ja täpse tooniga. Tehke lugemine hõlpsamaks, minnes otse punkti ja alustades lühikese lõiguga.Näiteks võite alati alustada sellise lausega: "Ma kirjutan ...".
   • Vältige lillelisi üleminekuid, pompoosseid sõnu või pikki keerduvaid lauseid. Selle asemel otsige võimalikult kiiresti ja selgelt välja kõige elementaarsem.
   • Kasutage veenvat stiili. Tõenäoliselt on teie eesmärk veenda oma lugejat midagi tegema, meelt muutma, probleemi lahendama, arve maksma või midagi ette võtma. Paluge oma seisukoht veenvalt lahti öelda.

2. 
   

   
   Kasuta isiklikke asesõnu Kommertskirjas on täiesti õige kasutada isiklikke asesõnu mina, meid ja sa. Enda jaoks kasuta isiklikku asesõna mina. Kasutate isiklikku asesõna, sa saajast rääkima.
   • Olge organisatsiooni nimel kirja kirjutades ettevaatlik. Kui tutvustate ettevõtte vaatenurka, peate kasutama isiklikku asesõna meid. Nii saab lugeja teada, et asi on ettevõtte vaatepunktis. Kui avaldate oma arvamust, kasutage mina .

3. 
   

   
   Ole selge ja sisutihe. Teatage lugejale oma kõne teemal täpselt, sest ta vastab teile kiiresti ainult siis, kui teie kiri on selge nagu kaljuvesi. Eelkõige peate ühemõtteliselt märkima, kas soovite, et saaja annaks teile midagi või tegutseks kindlas suunas. Selgitage oma seisukohta võimalikult lühidalt.

4. 
   

   
   Kasutage aktiivset häält. Olukorra kirjeldamisel või päringu tegemisel kasutage kindlasti passiivse hääle asemel aktiivset häält. Teie risk olla mitmetähenduslik või umbisikuline, kui seda väljendatakse passiivses hääles. Lisaks on aktiivne hääl lihtsam ja läheb otse asja juurde. Siin on kaks näidet.
   • Passiivne viis: "Teie päikeseprille ei kavandata ega toodeta tugevust silmas pidades. "
   • Aktiivne viis: "Teie ettevõte kujundab ja toodab päikeseprille, pöörates tähelepanu nende tugevusele. "

5. 
   

   
   Vajadusel saate lõdvestuda. Inimesed kirjutavad kirju teistele inimestele. Vältige nii palju kui võimalik tavakirju, sest te ei saa kellegagi suhteid luua, saates neile stereotüüpse kirja. Vältige aga kõnekeelseid või slängilisi väljendeid, nagu näiteks "tuleb öelda", "tuleb" lubada "või" raha "" raha ". Hoidke professionaalset stiili, kuid sõbralikult ja sõbralikult.
   • Kui tunnete saajat väga hästi, on tervituste avaldamiseks võimalik lisada lahke valem.
   • Kasutage tervet mõistust oma isiksuse aspektide kindlaksmääramiseks, mille te avalikustate. Mõnikord muudab väike huumor ärisuhte tõesti lihtsamaks, kuid olge enne anekdooti rääkimist ettevaatlik.

6. 
   

   
   Ole viisakas. Peate olema, isegi kui kirjutate kaebuse või kaebuse kirja. Uurige adressaadi positsiooni ja pakkuge talle vastuvõetavas ja sõbralikus toonis mõistliku piires kõike, mida saate.
   • Näiteks võiks ebaviisaka kaebuse kirjutada järgmiselt: "Ma arvan, et teie päikeseprillid on nii vaesed, et otsustasin enam mitte osta. Teisalt näeks viisakas nõue välja selline: "Olen teie päikeseprillides pettunud ja otsustasin tulevikus varuda end teiste tarnijatega. "

7. 
   

   
   Kasutage a teine ​​leht oma lisalehtede päises. Enamik ärikirju peab olema piisavalt lühike, et mahutada ühele lehele. Kuid kui teie kiri on pikem, näiteks leping või juriidilised järeldused, peate võib-olla lisalehti. Kasutage a teine ​​leht päis, mis on valmistatud samast paberist nagu esimene leht, kuid tavaliselt lühendatud aadressiga.
   • Kirjutage lehe number teisele ja järgnevale lehele lehe ülaossa. Saate lisada ka adressaadi nime ja kuupäeva.

8. 
   

   
   Seo kõik kinni. Viige viimases lõigus kokku punktid, millele olete kirja põhiosas tähelepanu pööranud, ja öelge selgelt oma tegevusplaan või see, mida te adressaadilt ootate. Soovitage tal teiega ühendust võtta, kui tal on küsimusi või muresid. Täname saajat tähelepanu eest, mille ta on vaatlusalusele kirjale või küsimusele osutanud.

3. osa Lõpetage kiri

1. 
   

   
   Valige viisakusvorm. Nagu järeldusvormides, tuleb järeldusena näidata üles austust ja formaalsust. Teil on võimalik valida iseenda petmise riskita valem, näiteks: "palun uskuge (härra) minu austatud lugupidamise kindlusse" või "palun teid väljendada (härra) minu pühendunud tunnete väljendamist. Samamoodi, kui see on e-kiri, kaaluge selliste fraaside kasutamist nagu "südamlikult", "lugupidavalt" või "siiralt", mis on vähem ametlikud, kuid vastuvõetavad.

2. 
   

   
   Allkirjastage kiri. Hüppa enne allkirja allkirjastamist umbes neli rida. Enne allkirjastamist printige oma kiri. Parem on kasutada sinist või musta tinti. Kui saadate oma kirja e-postiga, skannige oma allkirja ja pange pilt kirja vastavasse ossa.
   • Kui allkirjastate kirja teise inimese nimel, kirjutage "lk. lk. : »Enne oma allkirja. See on väljendi "volikirja järgi" lühend, mis tähendab "asemel" või "nime".

3. 
   

   
   Sisestage oma nimi ja kontaktteave Sisestage allkirja all oma nimi, ametinimetus, telefoninumber, e-posti aadress või muu kohaldatav kontaktteave. Kirjutage iga üksus iseseisvale reale.

4. 
   

   
   Lisage masinakirjutaja initsiaalid. Kui tähe kirjutas keegi muu kui autor, saate selle inimese initsiaalid allkirjapatja alla lisada. Mõnikord paluvad mõned ettevõtted lisada kirja autori initsiaalid, et hõlpsamini leida inimesi, kes kirja väljatöötamises osalesid.
   • Kui leiate ainult masinakirjutaja initsiaalid, kirjutage need väiketähtedega, näiteks: mj.
   • Kui lisate autori nime, kasutage suurtähti, hoides masinakirjutaja initsiaalid väiketähtedega, näiteks: RW: mj. Kahte initsiaali on võimalik eraldada kaldkriipsuga, näiteks: MW / mj.

5. 
   

   
   Märkige manused. Kui olete oma kirjale lisanud osad, kirjutage nende osade olemus, paar rida koordinaatide all, täpsustades osade arvu ja tüübi. Kirjutage näiteks: "Manused (2): vorm, brošüür".
   • Samuti saate väljendit "Manused" lühendada, kirjutades "P. j".

6. 
   

   
   Sisestage adressaatide nimed. Kui saadate kirja koopia teisele isikule, peate selle kirjas mainima, kirjutades rea "Manused" all lühendi "cc", millele järgneb inimese nimi ja ametinimetus. See lühend tähendab "viisakuskoopia". See on ka väljendi "tõene koopia" lühend, kui tähed trükiti süsinikpaberiga.
   • Kirjutage näiteks: "koopia: Marie Martin, turundusdirektor".
   • Kui lisate rohkem kui ühte nime, rivistage teine ​​nimi ees, kuid ilma "cc:"

4. osa Kirja täitmine

1. 
   

   
   Parandage kiri. Paigutus on teie professionaalsuse kajastamiseks võtmeelement. Kuid peate oma vead parandama, et saajale tõestada, et olete võimeline ja vastutustundlik. Tehke oma e-töötlemistarkvara õigekirjakontroll, kuid lugege enne selle saatmist hoolikalt läbi ka oma kiri.
   • Kontrollige, kas kiri on selge ja lühike. Kas on lõike, mis sisaldavad rohkem kui kolme või nelja lauset? Sel juhul proovige eemaldada tarbetud laused.
   • Kui kiri on äärmiselt oluline, kaaluge mõne sõbra või kolleegi palumist, et see teie jaoks läbi loeks. Mõnikord võib värske pilk märgata vigu või vigu, mida te võib-olla ei märkagi.

2. 
   

   
   Ärge kriimustage oma kirja. Kui teil on mitu lehte, ärge neid klammerdage. Kui soovite oma lehti korras hoida, saate need kinnitada vasakpoolse ülaserva klambriga.

3. 
   

   
   Postitage kiri. Kui saadate kirja postiga, kasutage kaubanduslikku suurust ümbrikku. Võimalusel võtke ümbrik, millel on ettevõtte logo. Pange korrektselt kirja saatja ja adressaadi aadress. Pöörake kiri pooleks, nii et adressaat avab kõigepealt ülemise ja siis alumise klaasi. Enne selle saatmist veenduge, et oleksite piisavalt kirja saanud.
   • Kui tunnete, et teie kirjutamine on räpane ega kajasta teie ametialast kompetentsi, sisestage aadressid oma e-posti töötlustarkvara abil ja printige need printeriga ümbrikule.
   • Kui kiri on äärmiselt oluline või kiireloomuline, kaaluge selle kättetoimetamist mõne teeninduse poolt.
   • Kui soovite selle e-postiga saata, teisendage see vormingu säilitamiseks HTML- või PDF-vormingusse. Kõige parem on aga saata paberile trükitud kiri.