Sisu

• etappidel
• 1. osa Korraldage ajas ja ruumis
• 2. osa E-posti haldamine
• 3. osa Halda aega
• 4. osa Füüsilise ja vaimse tervise säilitamine

Selles artiklis: Aja ja ruumi korraldamineE-posti haldamineMaja haldamineFüüsilise ja vaimse tervise säilitamine15

Korraldatud olemine on värbamise eesmärk, kuna see on üks parimaid eeliseid kvaliteetse töö pakkumiseks. Paljud töötajad seisavad sellegipoolest silmitsi erineval määral organisatsiooniliste raskustega.Kui olete sellest osa saanud, teadke, et on olemas lihtsad ja tõhusad lahendused. annab teile mõned näpunäited parema organisatsiooni kaudu oma tööelu lihtsustamiseks.

etappidel

1. osa Korraldage ajas ja ruumis

1. 
   

   
   Salvestage oma tegevused ajalehes. Kõigi oma tegevuste hindamiseks kulub nädal. See tüüpiline nädal võimaldab teil saada ülevaate oma igapäevastest ülesannetest. Teil on võimalik neid klassifitseerida vastavalt ajale, mida nad vajavad, ja eesmärkidest, mis võimaldavad teil neid saavutada.

2. 
   

   
   Määrake oma tootlikkuse tipud. Mõned inimesed on hommikuti aktiivsemad, teised pärast lõunat. Mis iganes on teie jaoks parim aeg, kasutage seda ära kõige olulisemate ja keerukamate ülesannete täitmiseks.

3. 
   

   
   
   
   Prioriteetide seadmine oma ülesannetele. Võtke harjumus pidada päevikut paberkandjal või digitaalsel kujul. Enne õhtul lahkumist või hommikul saabumist märkige kõige olulisemad tegevused: lühikese aja jooksul koostatav aruanne, kohtumise ettevalmistamine ... See võimaldab teil anda iga ülesande jaoks vajalikku aega ja energiat, ilma et teid hajutataks. Sellegipoolest jääge piisavalt paindlikuks, et asjaolude muutumisel uusi nõudeid lisada. Kui te pole kindel ülesande suhtelises olulisuses, küsige üksikasju koostööpartnerilt või juhendajalt.

4. 
   

   
   Saate kiiresti väikesed ülesanded kiiresti ära saata. Prioriteetide seadmine ei tähenda edasilükkamist! Teisisõnu, kui teil on tähtsusetuid, kuid hõlpsasti saavutatavaid ülesandeid, ärge pange neid üleöö. Hoolige nende väikeste tegevuste eest nii kiiresti kui võimalik, et saaksite keskenduda kõige olulisematele punktidele.

5. 
   

   
   
   
   Korraldage oma tööruum. Ükskõik, kas teil on väike kontor või päris tuba, peab teie ruum olema tõhusat tööd soodustav! Räpane tööala võib põhjustada stressi ja teie tootlikkust piirata. Asi pole WC-maniaksiks saamises! Peate lihtsalt harjuma oma lauda korrastama.
   • Salvestage oma tööala. Vabanege kõigist failidest ja prügist, mis teie kontorit prügikasti viivad. Seevastu järjestage olulised osad hoolikalt. Hoidke ja puhastage oma tööruum kohe, kui teil on võimalus: tegevuse ajal, vaheajal, kahe ülesande vahel ...
   • Puhas nagu käid. Sel viisil väldite paberite ja toidujääkide kogunemist lauale.
   • Hoidke asjad käeulatuses: telefon, pliiats, paberipadi ... Korraldage oma tööala nii, et see oleks võimalikult funktsionaalne.

6. 
   

   
   Planeeri oma päev. Tõhusaks korraldamiseks peate kavandama kohtumisi, aga ka kõiki muid tööülesandeid, näiteks oma e-posti lugemist, aruannete kirjutamist ... Näiteks võite nädalas veeta ühe või kaks päeva kohtumisi. teie ja ülejäänud nädala oma muude ülesannete täitmiseks. Ärge proovige iga hinna eest tühje punkte täita. Kasutage võimalust lõõgastuda või mõelge vähem vahetutele probleemidele. Need madala aktiivsuse perioodid võivad ka ennustada oodatavat.
   • Kasutage kalendrit või kalendrit. Saate valida paberkandjal päevakava, elektroonilise kalendri või muud rakendused iCalendar või Google Now.
   • Liigitage oma tegevusi kategooriatesse. Näiteks võite neid liigitada tüübi (projekt, sündmus, kohtumine, vaheaeg ...) või tähtsuse järjekorra järgi. Valige süsteem, mis võimaldab teil oma peamisi tegevusi lühidalt näha.
   • Optimeerige digitaalsete tööriistade kasutamist. Näiteks väljavaade saab kasutada aadressiraamatuna, kalendrina või vajalike tegevuste loendina. Kasutades sama tööriista oma tööelu kavandamiseks, saavutate tõhususe.
   • Võimalusel delegeerige osa oma tööst. Assistendi laadimine teile määratud ülesannetega või kolleegi abi palumine võib olla keeruline. Kuid see võimaldab teil keskenduda toimingutele, mida saate teha, ja optimeerida ajahaldust.

2. osa E-posti haldamine

1. 
   

   
   Kui võimalik, planeerige oma e-posti lugemine. Mõni postitus võib vajada teiega püsiühendust. Kui see pole teie juhtum, siis lugege oma e-kirju ainult päeva jooksul planeeritud kellaaegadel.

2. 
   

   
   Sorteeri oma kirjad. Märkige olulised vestlused ja liigitage oma e-kirjad vastavalt nende eesmärgile, saatjale ... Kasutage funktsioone, mida pakub väljavaade (kaustad ja alamkaustad) või Gmail (sildid).
   • Kustutage s töötlemise ajal. Arhiivige olulised vestlused ja meilid, mida võite vajada. Tühja kasti omamine, mis kõik on läbi loetud ja töödeldud, võib päeva lõpuks olla kergendus. Kui teete sellest rusikareegli, veenduge, et te ei kiirustaks oma e-kirjade töötlemist.

3. 
   

   
   Optimeerige sidevahendeid. Kas kolleegide või partnerite vahel, ärge piirduge e-posti teel toimuva vestlusega. Kiirvestlus või lihtsalt telefon on nende kiiruse ja inimliku kontakti jaoks eelistatavad lahendused. Need aitavad teil kokku hoida väärtuslikku aega ja stressi, mis teie vastust ootab. Lisaks on suulise vestluse keermes lihtsam teavet vahetada kui kirjalikult.

4. 
   

   
   Piirake enneaegseid töökatkestusi. Päeva jooksul on oluline teha pause. Teisest küljest, katkestades teid keset ülesannet telefonile vastamiseks või teie töölauast mööda kõndiva kolleegi jaoks, rikub teie töögraafik ja kulub aega. Ilma ennast täielikult isoleerimata ärge kartke sulgeda oma ust ega jätta telefoni automaatvastajale. Kui teie ülesanne on valmis, vastake mitmesugustele taotlustele. Sellegipoolest, ärge tehke absoluutset reeglit, kui võite olla asotsiaalne või ligipääsmatu!

5. 
   

   
   Kasutage nuppu pilvandmetöötlus. See tehnoloogia võimaldab salvestada suures koguses teavet kaugserveri kaudu. Seetõttu on see odav ja parandab andmete juurdepääsetavust. Seega saate töötada mis tahes seadmest, kui tal on juurdepääs Internetile. pilvandmetöötlus võib parandada teie töö kvaliteeti ja ajahaldust, kuna see võimaldab teil töötada kiiremini ja tõhusamalt. See teenus on tavaliselt saadaval ettevõtte tellitud tellimuse alusel. Ärge kõhelge selle tehnoloogia kasutamist teie teenuses.

6. 
   

   
   Kasutage otsingumootorite pakutavaid funktsioone. Võib-olla on teil juba kombeks lemmikute saite isiklikult salvestada ja järjestada. Ärge kartke seda teha kontoris, eriti kui teil on oma arvuti. Näiteks ettevõtte partnerite saidid või üldteave on allikad, millele vajate kiiret juurdepääsu.

3. osa Halda aega

1. 
   

   
   Ärge proovige teha rohkem kui ühte ülesannet korraga. Maailmas, kus domineerivad info- ja kommunikatsioonitehnoloogiad, eeldatakse, et töötajad on alati kättesaadavad ja vastavad kõigile taotlustele samal ajal. Kõik eksperdid soovivad öelda, et see nähtus multitegumtöötlus viib vastupidiselt esinemistele aja ja töö kvaliteedi kaotamiseni. Kui meie aju on informatsioonist küllastunud, pole tal aega kõike analüüsida. Seega suurendab mitme ülesande korraga täitmine stressi ja vähendab analüüsi- ja keskendumisvõimet. Üks probleem on mõistlikum lahendada korraga.

2. 
   

   
   Koostage oma ajakava. Lisaks konkreetse päevakava (koosolek, sündmus, koosolek ...) seadmisele on hea oma päeva üldine ajakava koostada. See võimaldab teil ennustada aktiivsuse ja puhkeaja tippe.
   • Mõned tegevused, näiteks projekti kavandamine või kliendi toimiku uurimine, nõuavad keskendumist ja analüüsi. Efektiivsuse suurendamiseks kavandage konkreetne aeg seda tüüpi tegevuseks kulutamiseks. Failide või projektide teisaldamisel võib teie intellektuaalne võimekus väheneda, muutes teid vähem efektiivseks. Samamoodi tuleb ajaliselt piirata ka tüütumaid ülesandeid, näiteks kirjade või teadete lugemine. Vastasel juhul võite tunda igavust ja viivitada või viivitada tegevusega.
   • Võimaldage mõneks tegevuseks lisaaega. Koosolekud või kohtumised võivad tõepoolest oodata oodatust kauem. Lisage oma kogemustele tuginedes oma ajakavasse ajavahemik, mis on suurem kui ürituse väljakuulutatud kestus.

3. 
   

   
   Võite kasutada äratust. See võib meelde tuletada sündmust, anda märku ülesande täitmiseks määratud aja lõpust või annab teile lihtsalt töörütmi. Vältige selle ootamatut helisemist, kuna see võib teid stressida, muutmata teid efektiivsemaks.

4. 
   

   
   Ärge täitke oma ülesandeid mõjuva põhjuseta. Lennui, väsimus, soov kontorist varem lahkuda ... on kõik halvad põhjused tegevuse edasilükkamiseks. Hinnavahetamine on tõeline aja ja tõhususe raiskamine. Peate siiski olema paindlik. Kui ilmneb ootamatu sündmus (viimase hetke kohtumine, kiireloomulise faili läbivaatamine ...), pange tähele, mida peate tegema, ja jätkake tegevust hiljem. Võite ka üles seada alternatiivse lahenduse. Näiteks kui te ei saa koosolekule minna, proovige seadistada konverentskõnet.

4. osa Füüsilise ja vaimse tervise säilitamine

1. 
   

   
   Tehke pause. Nagu artiklis mainitud, on hädavajalik kavandada kehalise ja intellektuaalse puhkeperioodid. Tõepoolest on mõttetu teha pärastlõunal pausi, et teha seda, mida meil hommikul polnud aega teha. Paus võimaldab teil astuda sammu tagasi, hinnata tehtud tööd ja vahetada kolleegidega. Lisaks aitab see paremini korraldada ja parandada tootlikkust. Kui olete tööst üle koormatud, sisestage pausiperiood kalendrisse, et te seda ei unustaks. Vajadusel kavandage äratus.

2. 
   

   
   Saa piisavalt magada. Une eeliseid on alati tunnustatud. Kuid paljud töötajad ei maga piisavalt. Seitse või kaheksa tundi hea une saamiseks seadke rutiin sisse.

3. 
   

   
   Ärge võrrelge ennast oma kolleegidega. Igal inimesel on konkreetne roll, mida ta mõistab erinevalt. Kollegi jaoks tõhus organisatsioonimeetod ei pruugi olla teie jaoks. Võite arutada parimaid tavasid, kuid peate leidma oma süsteemi.

4. 
   

   
   Korraldamine on aeganõudev protsess. Teie ajakava pannakse paika, kui töötate ettevõttes. Ärge proovige iga päev oma päevakava järgida ja olge paindlik. Alustage üldise korraldusega (korralik kontor, aja jaotus töö ja puhkuse vahel ...) ja seejärel täpsustage seda järk-järgult.