Sisu

• Sammud
• Kogukonna küsimused ja vastused

Muud jaotised

Efektiivsed juhid ja meeskonnajuhid jälgivad oma töötajaid aktiivselt mitmel viisil, et tagada madala tulemuslikkusega töötajate kiire distsiplineerimine ja heade tulemuste tasustamine. Töötajate jälgimine aitab teil tuvastada ka valdkonnad, kus töötajad raiskavad ettevõtte aega või ressursse eraelulistele küsimustele. Õige tarkvara abil saate blokeerida veebisaidid, mis ei sobi või ei ole äritegevuseks kohaldatavad. Töötajate edukas jälgimine, põhjustamata tarbetut kontorihõõrdumist, peaks olema iga tõhusa juhi eesmärk.

Sammud

1. meetod 4st: ootuste määratlemine

1. 

   Looge oma poliitikate kohta kirjalik selgitus. Teie eeskirjad on tõhusad ainult siis, kui need on töötaja käsiraamatus või juhendis selgete sõnadega selgitatud. See juhend peaks olema kõigile töötajatele hõlpsasti kättesaadav ja määratlema, millised on teie põhimõtted ja mida tehakse juhul, kui neid ei järgita. Mis tahes olemasoleva jälgimispoliitika, näiteks Interneti- või telefoniseire puhul, võiksite selgitada ka mõtteprotsessi, mis viis teie poliitikateni. Selgitamine, miks te seda teete, võib aidata vähendada töötajate usaldamatust, mis on põhjustatud nende tegevuse jälgimisest.
   • Pange paika selged eeskirjad ajaarvestuse, arveldatavate tundide (kui on kohaldatav), personaalsete telefonikõnede ja isikliku Interneti kasutamise kohta tööl. Julgustage töötajaid tegema vajaduse korral kellast väljas puhkepause.

2. 

   
   
   Veenduge, et töötajad oleksid neist põhimõtetest teadlikud. Kui mis tahes tüüpi järelevalve toimub väljaspool tavapärast edusammude kontrollimist, näiteks kui kasutate telefoni või Interneti jälgimist, peaksite sellest oma töötajatele otse teatama. Pidage koosolekut või saatke massimeil, et selgitada seirepoliitika muudatusi ning selgitada täpselt, millal ja kuidas teavet salvestatakse, salvestatakse ja kustutatakse.
   • Mõnes osariigis, näiteks Connecticutis ja Delaware'is, peate seadusest tulenevalt teavitama oma töötajaid kõigist Interneti-jälgimistest.
   • Isegi kui te ei pea oma töötajaid seirest teavitama, võib tekkida tagasilöök, kui te neile seda ei ütle ja nad saavad sellest ise teada.

3. 

   
   
   Järgige täpselt distsiplinaarsuuniseid. Kui töötaja ei järgi teie eeskirju, veenduge, et selle rikkumise eest võetaks ette distsiplinaarkaristus. Rakendage eeskirju kindlasti kõigile töötajatele võrdselt. Selgitage oma kavatsused selgelt välja. Dokumenteerige distsiplinaarkaristus ja laske töötajal distsiplinaarkavad allkirjastada. Kui te ei järgi neid juhiseid nõuetekohaselt, arvavad töötajad, et teie hoolikalt kehtestatud eeskirju tegelikult ei jõuta.

4. 

   
   
   Hoidke oma eeskirju mõistlikkuse piires. Ärge registreeruge liiga tihti ega kehtestage liiga piiravaid Interneti-eeskirju. Nina boss võib vähendada moraali ja panna töötajaid närviliseks tundma. Keskendu pigem tulemustele, mitte protsessile. Kui töötaja teeb head tööd ja töötab meeskonnas hästi, ärge harutage üksikasju liiga palju.
   • Andke oma kõrgema astme töötajatele rohkem vabadust. Ehkki võib olla asjakohane anda ajutisele või haldusabilistele, kes teie ettevõttesse vähe investeerivad, arvuti, mis on avatud ruumi ees, mida saate jälgida, ootavad kõrgema taseme töötajad usaldust.
   • Omal viisil töötamise vabadus muudab tõenäoliselt kõrgema taseme töötajad produktiivsemaks, mitte vähem.

2. meetod 4-st: tootlikkuse hindamine

1. 

   Kontrollige oma töötajaid. Aeg-ajalt registreeruge oma kontoris töötajatega plaanivälisel ajal. Kui töötaja kõndimisel või telefoni riputamisel sageli aknast eemal klõpsab, peate võib-olla muret väljendama. Töötajate isiklik jälgimine võib aidata teil ka nende töö suhtes konstruktiivset kriitikat pakkuda.

2. 

   Küsige selgitust selle kohta, millega töötaja on tegelenud. Üks lihtne viis töötajate vastutusele võtmiseks on nendega regulaarselt vestelda, kuidas nende töö sujub. Küsige neilt, mida nad on teinud pärast teie viimast vestlust, küsides rohkem küsimusi ja hinnates nende vastuseid vestluse arenedes. Küsige üksikasju ja käegakatsutavaid tõendeid tulemuste kohta.

3. 

   Pange töötajad dokumenteerima oma tööd. Lase oma töötajal registreerida oma töö edenemine tegevuspäevikutes, kontroll-loendites või edenemisaruannetes. Aruanded ei tohiks siiski olla liiga koormavad ega "hõivatud", vaid peaksid julgustama nii meeskonnaliikmeid kui ka juhtkonda kontakti hoidma ja samal lehel. Ärge kartke töötajaga rääkides küsida aruandes kirjeldatud töö kohta tõendeid.

4. 

   Hinnake pooleliolevaid töid. Kui olete mures tootlikkuse pärast, küsige konkreetset tõendit toimivuse kohta, mis on mõõdetav ja ajaliselt piiratud. Kui töötaja on projektijuht, määrake vahe-eesmärgid, kuid küsige ka projekti plaane ja ajakavasid. Kontrollige end teiste töötajatega ja veenduge, et kõik projektimeeskonna liikmed suhtlevad. Jälgige isiklikult pikemaajaliste projektide edenemist ja hinnake nende täpsust ja täielikkust.
   • Näiteks võiksite jälgida töötaja andmeid, kes on määratud haldama andmebaasi. Saate hinnata kirjete õigeaegsust, nende täpsust ja ettevõtte juhiste järgimist.

5. 

   Küsige teistelt töötajate suhtlemise kohta. Küsige tarnijatelt, klientidelt ja teistelt töötajatelt nende suhtlemist konkreetse töötajaga, et saada ülevaade selle töötaja käitumisest. Kuid teil on vaja viisi nende tähelepanekute objektiivsuse suurendamiseks, et töötajad ei oleks ebaõiglaselt esindatud. Selle teabe küsimisel küsige näitamiste asemel üksikasju interaktsiooni kohta. Küsige hinnangute asemel koostoimete kirjeldusi. Ja hoia alati avatud meelt; kunagi ei või teada, kui töötajat valesti esitatakse.

Meetod 3/4: Veebitegevuse jälgimine

1. 

   Valige jälgimistarkvara. Seiretarkvara saab seadistada mitmel viisil. Esimene asi, mida tuleks kaaluda, on serveriga täieliku süsteemi seadistamine. See hõlmab viirusetõrje ja pahavara kaitset ning ka töötajate jälgimist. Kui teil pole seadmete hooldamiseks IT-personali, võite nende teenuste saamiseks kasutada pilvepõhist teenust nagu Trend Micro Business Security või Symantec Cloud. Need teenused ei ole tohutult kallid; loodate maksta umbes 150 dollarit aastas.
   • Kui proovite lihtsalt jälgida töötajate veebikasutust ja blokeerida mõned saidid, sobib ka lihtsam tarkvarapakett. See teenus on odavam ja võimaldab teil jälgida ja filtreerida veebilehti, vaadata klahvivajutusi ja jäädvustada ekraanipilte. Näiteks osutab neid teenuseid Interguard Sonar.
   • Mõnel juhul võite isegi hankida algelised jälgimissüsteemid tasuta. Näiteks jälgib ActivTrak süsteemi veebiliiklust ja koostab teile igakuise aruande.

2. 

   Blokeerige kahjulikud või sobimatud veebisaidid. Tööandjal on õigus jälgida, milliseid veebisaite nende töötajad külastavad, ja blokeerida veebisaidid, mida nad peavad äritegevuse jaoks ebaoluliseks, sobimatuks või potentsiaalselt kahjulikuks. Peamiselt blokeerivad tööandjad teatud veebisaidid kas selleks, et veenduda töötajate produktiivsuses, näiteks blokeerida nende tähelepanu hajutavad Facebooki või aktsiatega kauplemise saidid või tagada, et töötajad ei ahista töökaaslasi ega soorita ettevõtete spionaaži.
   • Tööandjad võivad blokeerida ka pornograafilisteks või vihkavateks saite.
   • Mõned seirepaketid võimaldavad teatud tüüpi veebisaitidel kehtestada ajapiirangud, näiteks sotsiaalmeedia saitidel lubatakse iga päev kindlaksmääratud aeg.
   • Kui märkate, et teie töötajad külastavad veebisaiti, mis ei ole sageli seotud tööga, blokeerige see veebisait ja saatke seejärel e-kiri, mis tuletab neile meelde, et nad on ettevõtte ajal.

3. 

   Jälgige e-posti aadressi. E-kirjade jälgimist on tööandjal keerulisem põhjendada. Enne töötajate e-kirjade lugemist tuleks töötajaid teavitada poliitikast, mis võimaldab nende e-kirju lugeda. Lisaks vajab tööandja tavaliselt kahtlustuse põhjust, mis viis nad e-kirju lugema, näiteks dokumenteeritud juhtum selle töötajaga. Samuti on tööandjatel keeruline meilide lugemist põhjendada, kui nad algselt väitsid, et meilid on konfidentsiaalsed.

4. 

   Veenduge, et järgite seadusi. Teatud seiremeetmed võivad häirida teie töötajate õigust privaatsusele. Enne jälgimistarkvara installimist pidage nõu tööjurist. Veenduge, et tarkvara kohta oleks kirjalik dokumentatsioon, millele töötajad on alla kirjutanud, ja et kõik saaksid aru, milleks tarkvara on mõeldud.

4. meetod 4-st: muud tüüpi seire korraldamine

1. 

   Telefonivestluste salvestamine. Föderaalne seadus lubab tööandjatel jälgida töötajate telefonivestlusi. See kehtib aga ainult ettevõtlusega seotud kõnede kohta, näiteks klientide või tarnijatega kõnede puhul. Tööandjal ei ole üldjuhul lubatud isiklikke kõnesid jälgida ja ta peab kõne salvestamise ja jälgimise lõpetama, kui ta saab aru, et see on isiklik. Ainus erand on see, kui isiklikud telefonikõned on töökoha eeskirjadega selgesõnaliselt keelatud.
   • Kõnepostide salvestamine ja jälgimine peaks toimuma ainult õigustatult, nagu näiteks dokumentaalne kahtlus üleastumises.
   • Telefonivestlusi võib salvestada telefoni kraanide või elektroonilise salvestussüsteemi abil. Mõnel juhul võib see olla seotud teie teise jälgimistarkvaraga.

2. 

   Seadistage videovalve. Ettevõtted kasutavad tavaliselt videovalvet, et takistada kliente toodete varastamisest. Kuid mõned ettevõtted kasutavad ka videovalvet, et veenduda, et töötajad on produktiivsed ja ei riku ettevõtte eeskirju. Töötajate sellisel viisil jälgimine võib anda erapooletuid tõendeid töötajate väärkäitumise kohta ja motiveerida neid ka hoolsamalt töötama. Pidev jälgimise tunne võib töötajad siiski ebamugavaks muuta ja viia moraali languseni. Nendel põhjustel kaaluge enne videovalve kasutamist hoolikalt plusse ja miinuseid.
   • Paljudes osariikides reguleeritakse videovalvet hoolikalt ka osariigi seadustega. Enne seda tüüpi seire rakendamist kontrollige oma osariigi seadusi.
   • Teatud tegevusi (näiteks tualettruumi kasutamist või vahetamist) tegevate töötajate videolintimine on alati ebaseaduslik ja võib põhjustada kriminaalkaristusi.

3. 

   Jälgige oma töötajate asukohti. Teatud rakendused, näiteks Xora ja TSheets, võimaldavad tööandjal jälgida töötajate liikumist oma nutitelefonide kaudu. Seda kasutatakse tavaliselt sisse- või väljalülitamiseks ning see on seaduslik, kui töötaja annab selleks nõusoleku. Mõnda töötajat jälgitakse tarkvara abil 24 tundi ööpäevas, kuid see võib anda neile õigusliku aluse oma tööandjad eraelu puutumatuse rikkumise eest kohtusse kaevata. Kui rakendate seda tüüpi poliitikat, pidage nõu juristiga, et veenduda, et teete seda seaduslikult.
   • Laevandus- või juhtimispõhised ettevõtted võivad sõidukites kasutada ka jälgimisseadmeid, et tagada juhtide marsruudil püsimine. See on tavaline tava ja on üldiselt aktsepteeritav.

Kogukonna küsimused ja vastused

Juhin 4-liikmelist meeskonda. Millist aja jälgimise tööriista soovitaksite?

Sooviksin soovitada WebWork trackerit. Kasutan seda oma meeskonna jälgimisvajaduste jaoks juba 7 kuud. Seda on üsna lihtne kasutada ja sellel on palju kasulikke funktsioone, nagu tegevustasemed, ekraanipildid, aruanded, arved ja nii edasi. Veelgi enam, see on teiste rakendustega võrreldes taskukohasem.

Kuidas ma saan teha igapäevaseid aruandeid?

Võite proovida kõik-ühes-seire- ja haldustarkvara. See kogub iga töötaja igapäevase töö kokkuvõtte ja ekspordib päeva-, nädala- või kuuaruande, mida saate kontrollida või alla laadida.

Ettevõte on välja töötanud poliitika, mille kohaselt peavad kõik töötajad väljakule minnes või kontorist väljas olles ootama ning tagasi tulles sisse logima. Kuidas saan selle probleemiga hakkama saada, kui töötajad keelduvad seda tegemast?

Oma töötajaid on seda raske sundida, miks te ei kasuta oma eesmärgi saavutamiseks muud võimalust? Võite proovida jälgimistarkvara. See suudab automaatselt registreerida arvuti sisselogimise ja väljalogimise aega, nii et see oleks sisselogimise ja väljalülitamise aeg, mida soovite salvestada. Vastasel juhul võite oma töötajaid ähvardada, et neile ei maksta täpselt palka, kui nad süsteemi täpselt ei kasuta, kuid selle jõustamiseks peate olema valmis. Veenduge, et teil oleks see seaduslikult postitatud ja andke oma töötajatele piisavalt aega kohanemiseks.